XYZ không phải là những gì một người yêu thích từ viết tắt có thể nghĩ. Nó là một công cụ tương tự như quy tắc slide. Một thiết bị đơn giản trong một thời gian dài đã giúp cuộc sống của những người yêu toán học và những người không thể chịu đựng được nó trở nên dễ dàng hơn. Phân tích XYZ là một ví dụ về một phương pháp tiết kiệm thời gian. Và thời gian là tiền bạc.
Tiền thích đếm và phân tích
Có rất nhiều câu châm ngôn về tiền bạc. Họ dường như thích đếm. Họ có vẻ thích sự im lặng. Không có câu tục ngữ nào nói rằng tiền liên quan đến việc phân tích giống như cách im lặng và đếm. Nhưng một ngày nào đó chắc chắn sẽ như vậy.
Vì đồng tiền cũng giống như cây cối phát triển tốt khi được chăm sóc tốt. Và điều này có nghĩa là hành động dựa trên sự phân tích của nhiều yếu tố. Đất như thế nào? Chua hay vôi? Nên bón phân gì? Một người làm vườn phân tích hàng tá yếu tố trước khi đưa ra quyết định.
Nhưng một số doanh nhân sẽ là những người làm vườn tồi nếu tiền của họ biến thành cà rốt hoặc cải bắp, và văn phòng và nhà kho thành những luống vườn. Bởi vì họ dựa nhiều hơn vào may mắn và trực giác. Và phân tích … à, phân tích là gì? Mọi thứ đang lên dốc nên rõ ràng mọi thứ đều ổn. Và không, nó khôngđịnh mệnh.
Trong khi đó, một người đàn ông dựa vào quy luật tiền tệ như người làm vườn dựa trên quy luật sản xuất cây trồng, đã tạo ra một nguyên tắc có thể giúp ích cho cả vận may và trực giác. Tên anh ấy là Pareto.
Quy tắc được khám phá, quên và ghi nhớ
Vilfredo Pareto là người Ý. Đến năm sáu mươi tuổi, anh ấy đã làm được rất nhiều điều. Đã học triết học, xã hội học, kỹ thuật cơ khí và kinh tế.
Ông ấy đã phát hiện ra mô hình, mà bây giờ được gọi là "nguyên lý Pareto". Đúng, ông đã phát hiện ra nó vào năm 1906, và quy tắc chỉ được đặt theo tên ông vào năm 1941. Có lẽ đây không phải là một khám phá, cũng như nguyên tắc thừa kế do nhà sư xây dựng không phải vậy. Mendel chỉ đơn giản là đếm số hạt đậu vàng trong mảnh đậu của tu viện của mình.
Nhà sư Mendel trở thành cha đẻ của ngành di truyền học mà không hề hay biết. Tôi không có thời gian để tìm hiểu về quan hệ cha con của mình và Pareto. Nhưng các nhà phân tích ngày nay đang sử dụng công thức 20/80 của anh ấy với might và main.
Chỉ có 2 số. Nhưng nếu không có chúng thì sẽ không có ví dụ về phân tích ABC XYZ.
Một chút về các mẫu
Quy tắc do Pareto xây dựng chắc chắn là sự vận hành của một số quy luật tự nhiên. Luật này có lẽ vẫn chưa được khám phá. Khi điều này xảy ra, Pareto sẽ được ghi nhớ một lần nữa.
Ai đó Fibonacci, cũng là người Ý, đã phát hiện ra một dãy số dựa trên sự sinh sản của thỏ. Được đặt theo tên của anh ta, anh ta vẫn tìm thấy sự hiện diện của mình trong các khu vực khác nhau của tự nhiên. Tỉ lệ số tế bào dứa, số cánh hoa và số xoắn ốc của vỏ nhuyễn thể đều tuân theo ông. Luật gìnằm ở cơ sở của những hiện tượng này, cho đến nay từ sự sinh sản của thỏ, vẫn chưa được biết. Tạm biệt.
Đây là nguyên tắc Pareto. Nó được lập công thức cho tỷ lệ giữa số lượng của cải và số người sở hữu của cải. Hóa ra 20% người dân ở Ý sở hữu 80% của cải, trong khi 80% dân số còn lại hài lòng với 20% còn lại.
Thật buồn cười là, giống như Mendel, anh ấy bắt đầu với đậu Hà Lan. Như thể anh ta bỏ cây trồng ra khỏi vườn và bắt đầu đếm. 80% đậu Hà Lan nằm trong 20% vỏ quả. Làm thế nào anh ấy có thể nghĩ rằng khi làm như vậy, anh ấy đã đưa ra một ví dụ về phân tích ABC xyz cho các nhà phân tích trong tương lai?
Hóa ra tỷ lệ kỳ diệu không chỉ có tác dụng đối với đậu Hà Lan và tỷ lệ giàu nghèo. Nó hoạt động trong chính trị, xã hội học, công nghệ máy tính. Thật là tội lỗi nếu không sử dụng nó trong kinh doanh. Đặc biệt là vì nó được dành cho anh ấy.
ABC. Bắt đầu phân tích
Nguyên tắc 20/80 đã hình thành thành công cơ sở để phân tích trạng thái của các yếu tố kinh doanh khác nhau. Ba chữ cái đầu tiên của bảng chữ cái, ABC, trở thành tên của phương pháp, tượng trưng cho trình tự của quá trình phân tích.
Chữ cái đầu tiên chỉ ra sự cần thiết phải chọn một đối tượng để phân tích. Nó có thể là nhóm sản phẩm, nhà cung cấp hoặc khách hàng: mọi thứ có thể được đặc trưng bởi tiền.
Chữ thứ hai nói rằng nếu đối tượng được chọn, cần xác định các đặc điểm để so sánh. Những người mà tiền là một đơn vị đo lường. Bạn có thể chọn doanh thu, thu nhập hoặc chi phí cho mục đích này. Bất cứ điều gì.
Chữ cái thứ ba có nghĩa là hành động cuối cùng của phân tích: táchcác đối tượng thành ba nhóm. Nhóm đầu tiên sẽ bao gồm các đối tượng thêm đến 80% tham số. Trong phần thứ hai và thứ ba, tổng cộng những thứ đó sẽ mang lại 20%. Phần thứ hai được chia thành hai phần nữa: một phần lớn với 15% tổng của tham số và một phần nhỏ hơn, chiếm 5% còn lại.
Ba nhóm này cũng được ký hiệu bằng các chữ cái A, B và C. Ví dụ, nếu số tiền thu được từ việc bán hàng hóa được phân tích, thì nhóm A sẽ bao gồm những nhóm đã cho 80% số tiền thu được. Nhóm B sẽ được đại diện bởi một loại mang lại 15% tổng doanh thu cho nhân viên thu ngân. 5% còn lại sẽ được phân phối cho các sản phẩm thuộc nhóm cuối cùng.
"Tất cả đều tốt", nhà phân tích mới vào nghề sẽ nói, "Nhưng ví dụ về phân tích XYZ được công bố lúc đầu ở đâu?"
Một chút kiên nhẫn. Thêm một chút về ABC
Nếu chúng ta bỏ qua các con số, thì toàn bộ phân tích sẽ đi đến việc chia nhỏ hàng hóa thành các nhóm. Nhóm đầu tiên mang lại doanh thu chính. Phần thứ hai - phần lớn phần còn lại. Thứ ba là hàng hóa hầu như không có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp. Và tất cả? Có.
ABC đã làm được điều chính: giúp bạn có thể nhìn thấy rừng cây. Từ một danh sách hàng nghìn hàng hóa, anh ta chỉ ra những thứ chính, đầy hứa hẹn và vô giá trị. Làm gì với dữ liệu này là tùy thuộc vào khách hàng của phân tích. Tăng lượng mua một số, giải phóng kho khỏi người khác, hoặc bỏ hoàn toàn thứ ba phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác.
Nhưng điều này rõ ràng là không đủ cho một phân tích chính thức. Ngoài ra, độ tin cậy của dữ liệu thu được càng cao, thời gian được xem xét càng dài. Theo quy định, đây là sáu tháng hoặc một năm. Và bạn cần phản hồi các thay đổi thường xuyên hơn.
Đâyđây là lúc XYZ xuất hiện. Trong ví dụ tính toán phân tích XYZ.
Đôi ủng thứ hai
Một tác giả đã hóm hỉnh so sánh cả hai bài phân tích như một đôi ủng. Đôi ủng có thể được mang một lúc, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn mang cả hai chiếc cùng một lúc. XYZ phân tích các sản phẩm giống nhau nhưng ở một góc độ khác.
Tương tự với người tiền nhiệm, nó cũng chia hàng hóa thành 3 nhóm, được ký hiệu là X, Y và Z. Nhưng nguyên tắc phân chia ở đây khác. Trọng lượng, tầm quan trọng của hàng hóa trong tổng doanh thu không đóng bất kỳ vai trò nào ở đây. Chúng đã được xác định trong phân tích trước.
Tham số mà quá trình nhóm diễn ra phức tạp được gọi là: hệ số biến thiên. Nếu không đi sâu vào chi tiết toán học của độ lệch chuẩn, nó có thể được định nghĩa là sự lan truyền dữ liệu xung quanh một giá trị trung bình nào đó.
Dữ liệu có thể là doanh thu, thu nhập, doanh thu như trường hợp trước. Sự lựa chọn của họ được xác định tùy thuộc vào mục đích của phân tích. Thuật toán thực hiện phân tích gần giống như thuật toán được sử dụng cho ABC.
Ví dụ phân tích XYZ
Vì giai đoạn phân tích và danh sách phạm vi sản phẩm đã được tạo, nên thực hiện các bước sau:
- Chia kỳ thành các thành phần. Hàng tháng hoặc hàng tuần tùy thuộc vào mục đích của phân tích.
- Trong mỗi dòng, xác định giá trị trung bình của dữ liệu cho các cột của khoảng thời gian.
- Nhận độ lệch dữ liệu so với giá trị trung bình.
- Xác định các hệ số của biến thiên theo từng dòng.
- Sắp xếp phạm vi nhóm sản phẩm theo hệ số.
- Xác định nhóm màhàng hóa.
Kết quả là một bảng có các biến động hàng tháng (các biến thể) của doanh số bán hàng sai lệch so với giá trị trung bình trong toàn bộ thời kỳ. Nhân tiện, bảng này là một ví dụ về phân tích XYZ trong Excel
Các sản phẩm có độ lệch nhỏ nhất so với sản lượng tiêu thụ trung bình trong kỳ được xếp vào nhóm X. Do đó, nhu cầu đối với các sản phẩm đó ổn định và không bị biến động. Do đó, chúng có thể được bày trên quầy, không tải dung lượng lưu trữ.
Nhóm Z chứa hàng hóa có nhu cầu dao động gần bằng không. Cổ phiếu của họ nên giảm hoặc có thể chuyển sang giao dịch theo lệnh.
Tiêu chí để gán sản phẩm cho một nhóm cụ thể ở đây không phải là nguyên tắc Pareto, mà là một phạm vi giá trị tùy ý của hệ số biến thiên:
- X (doanh số ổn định cao) lên đến 10%;
- Y (nhu cầu biến động) 11% đến 25%;
- Z (nhu cầu ngẫu nhiên, không thể đoán trước) lớn hơn 25%.
Phần trăm tiêu chí có thể thay đổi tùy theo điều kiện cụ thể. Nếu tiêu chí thay đổi trong phạm vi 15, 35, hơn 35 bảng sẽ trông khác:
Bằng mắt thường, bạn có thể thấy nhóm X tăng và nhóm Y giảm như thế nào do phạm vi ổn định được mở rộng. Để thực hiện một ví dụ về tính toán phân tích XYZ trong Excel, chỉ cần thay đổi công thức trong cột "nhóm".
Kết quả
Đã đến lúc kết hợp cả hai phân tích lại với nhau. Điều này đôi khi được gọi là "phân tích ABC - XYZ". Dưới đây là một ví dụ về phân tích ABC XYZ trong excel.
Cột "Nhóm XYZ" hiển thị một ví dụ về phân tích loại XYZ.
AX Group đại diện cho những sản phẩm tốt nhất chiếm vị trí chính trong việc tạo ra lợi nhuận. Thị phần của họ lớn hơn tất cả những người khác và họ có nhu cầu liên tục và ổn định.
Đối lập hoàn toàn - nhóm CZ. Đây là những hạng mục có vấn đề thường là chấn lưu và cần có các giải pháp riêng biệt.
Bây giờ hãy tưởng tượng rằng tất cả những tính toán này không cần phải được thực hiện trên một chục hàng hóa, mà trên hàng chục nghìn. Nhưng những ngày của Pareto đã qua và hầu như không có gì để làm với bàn tay của bạn.
Excel để giải cứu. Và không chỉ
Cách dễ nhất để thực hiện loại phân tích này là trong Excel cũ tốt. Ban đầu nó nhằm mục đích xử lý thông tin dạng bảng. Khó khăn lớn nhất là nhập thông tin chính.
Trong trường hợp của chúng tôi, đây là danh sách các sản phẩm và khối lượng bán hàng. Nhưng hầu như bất kỳ chương trình kế toán nào cũng có khả năng xuất dữ liệu, vì vậy nó chỉ dành cho một người để xây dựng chính xác nhiệm vụ và diễn giải thông tin nhận được.
Có các chương trình khác. Ví dụ: "Phân tích bán hàng ABC 1.0". Cho phép bạn tạo tối đa 20 báo cáo cho bất kỳ thông số nào liên quan đến thuật toán.
Có "1C: Doanh nghiệp 8", trong đó phân tích là cơ sở của kế toán quản trị.
Cuối cùng, có máy tính trực tuyến.
XYZ giới hạn
Bất kể công cụ này hay công cụ kia hoàn hảo đến đâu, nó đều có những hạn chế và nhược điểm. Đối với các phương pháp phân tích được xem xét, nhược điểm là:
- số lượng cấp độ xếp hạng có hạn;
- đối tượng được đề cập phải có mặt trong tất cả các giai đoạn phân tích;
- tính thống nhất của từng báo cáo riêng lẻ.
- phân tích không chính xác với sự thay đổi động lực học.
Giới hạn của cấp độ xếp hạng là ba phạm vi không đủ để đưa ra kết luận chính xác.
Việc không có đối tượng trong ít nhất một kỳ báo cáo khiến việc phân tích trở nên vô nghĩa. Ví dụ, trong một tháng nào đó, hàng hóa không được giao.
Tính một chiều được thể hiện ở chỗ chỉ có thể phân tích theo một tham số và điều này hầu như luôn luôn nhỏ.
Hạn chế động thái thay đổi liên tục sẽ dẫn đến tình trạng hàng bán ổn định mà giá cả tăng cao theo từng thời kỳ sẽ thuộc nhóm hàng không ổn định.
Có thể thấy một phần ảnh hưởng của hạn chế cuối cùng trong phân tích XYZ của phạm vi sản phẩm khi phạm vi ổn định đã thay đổi.
Phương pháp phân tích khác
Nhược điểm và hạn chế của các phương pháp được xem xét có thể được giải quyết một phần nhờ sự hiện diện của các loại phân tích khác. Ví dụ: "Wikipedia" có ít nhất 3 loại nữa:
- FMR;
- VEN;
- RFM.
Mỗi người trong số họ giải quyết một số vấn đề của riêng mình và trả lời những câu hỏi mà người khác không thể giải quyết.
Suy nghĩ, đếm, phân tích và đặt câu hỏi.
