Hầu hết các công ty hiện đại giữ liên lạc với khách hàng thông qua việc sử dụng Internet: email, mạng xã hội và tin nhắn tức thì. Điều này tạo thuận lợi đáng kể cho quá trình tiếp xúc với công chúng, nhưng cũng gây ra một số vấn đề về bảo mật và sự tin cậy. Những kẻ gian lận có thể sử dụng tên của tổ chức để đánh lừa người dùng. Do đó, tài khoản công ty phải trông độc đáo và xác nhận tính chính thức. Đối với điều này, các địa chỉ email của công ty với miền của công ty sẽ được sử dụng. Chúng không chỉ cho phép xác nhận rằng kênh giao tiếp này dẫn trực tiếp đến tổ chức mà còn nhấn mạnh tính nghiêm túc và tính đại diện của nó.
Thư công ty: định nghĩa và sáng tạo
Nếu bạn đang suy nghĩ về cách tạo một email công ty, trước tiên sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu nó là gì và cách bạn có thể giải quyết vấn đề.
Thư công ty là một hệ thống địa chỉ thư điện tử, được quản lý bởi ban giám đốc công ty,có miền riêng trong địa chỉ sau ký hiệu @ và có một số tài nguyên dành riêng cho hoạt động kinh doanh: lịch dùng chung, lưu trữ đám mây, gửi thư tự động. Thư như vậy cung cấp các tùy chọn khác, chẳng hạn như quản lý tài khoản nhân viên, tạo tài khoản và sử dụng địa chỉ hộp thư ngắn và đơn giản.
Nhiều chủ nhà cung cấp dịch vụ thư công ty của riêng họ cho khách hàng của họ. Bạn cũng có thể tạo một máy chủ thư bằng cách mua phần cứng đặc biệt hoặc lưu trữ nó trên một máy chủ đám mây. Nhưng có lẽ cách dễ nhất và rẻ nhất là sử dụng dịch vụ của các dịch vụ thư lớn từ Google hoặc Yandex.
Đăng ký tên miền
Điều đầu tiên cần nghĩ đến sau câu hỏi "làm thế nào để tạo một thư công ty với miền của riêng bạn" là tạo miền của riêng bạn. Bạn có thể làm điều này với các công ty đăng ký đặc biệt hoặc các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê tên miền. Để làm điều này, bạn cần chọn miền của bạn sẽ ở trong khu vực nào. Bây giờ có một số lượng lớn trong số họ: từ quốc gia (.ru,.ua,.de) và lãnh thổ (.su,.eu) đến những người liên quan đến nghề nghiệp và sở thích (.online,.run,.website,.club,. trò chơi,. việc làm). Có hơn 1.000 khu vực khác nhau và giá thuê có thể thay đổi từ 100 đến hàng trăm nghìn rúp, tùy thuộc vào tính độc quyền và quý hiếm của khu vực đó.
Ngoài ra, nếu tên miền mong muốn đã được sử dụng, bạn có thể cố gắng mua nó, nhưng khi đó giá phát hành sẽ ít nhất là vài chục nghìn rúp. Nhưng thật đáng giá nếu bạn cũng có kế hoạch tạo hoặc chuyển một trang web theo cách nàymiền.
Khi bạn đã quản lý để tạo miền thư công ty, bạn có thể nghĩ về công việc của máy chủ thư.
Công cụ máy chủ thư với miền của bạn
Để bắt đầu tạo thư, bạn cần hiểu ít nhất những kiến thức cơ bản về máy chủ thư.
Cần có máy chủ thư để gửi và nhận email. Nó sử dụng cài đặt miền cụ thể để thiết lập kết nối với máy chủ của người nhận. Các cài đặt này được gọi là bản ghi MX và cung cấp thông tin cho chương trình mà máy chủ chấp nhận thư đến cho một miền nhất định. Để nhận thư, máy chủ cũng liên hệ với miền của người gửi và phân tích cú pháp dữ liệu từ các bản ghi SPF cho biết máy chủ nào có thể sử dụng miền để gửi thư. Miền cũng được xác minh bằng sự hiện diện của khóa DKIM xác nhận tính bảo mật của nguồn.
Vì vậy, miền của bạn phải có các giá trị MX và SPF chính xác trong DNS để hoạt động với máy chủ thư. Có một số lượng lớn các máy chủ thư, nhưng máy chủ dễ tiếp cận nhất, đáng tin cậy và an toàn đồng thời là phổ biến nhất - đây là các dịch vụ của Google và Yandex. Ưu điểm của họ là lưu trữ miễn phí (vĩnh viễn đối với Yandex và 2 tuần đối với Google) của máy chủ thư cho một miền, hỗ trợ chuyên nghiệp và kịp thời, hỗ trợ liên tục khi làm việc với thư.
Cách tạo thư công ty trong Google?
Bắt đầu sử dụng thư công tytừ Google là có thể thực hiện được sau khi đăng ký một dịch vụ đặc biệt dành cho doanh nghiệp - G Suite. Để thực hiện việc này, hãy truy cập trang dịch vụ và chỉ định dữ liệu sau:
- Tên công ty.
- Số lượng nhân viên.
- Tên miền (nếu chưa có bạn có thể đăng ký trực tiếp từ trang dịch vụ).
- Số điện thoại.
- Địa chỉ gửi thư bạn thường xuyên kiểm tra.
Sau khi đăng ký, người dùng có cơ hội định cấu hình thêm thư công ty.
Nhưng trước hết, bạn cần xác nhận quyền sở hữu miền. Thật tiện lợi khi Google xác định tổ chức đăng ký tên miền và đưa ra các đề xuất về việc thiết lập DNS với anh ta để xác nhận. Điều này có thể được thực hiện theo 4 cách:
- Qua bản ghi TXT.
- Qua CNAME.
- Qua bản ghi MX.
- Qua mã HTML trên trang web (nếu có).
Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc thêm bản ghi kiểm soát TXT trong cài đặt DNS của miền, bản ghi này sẽ do G Suite cung cấp. Phương pháp thứ hai và thứ ba chỉ khác phương pháp đầu tiên ở kiểu bản ghi. Và điều thứ tư chỉ có thể được thực hiện nếu bạn có một trang web: bạn cần tạo một trang với tên cụ thể (do dịch vụ đặt) và thêm mã xác minh được chỉ định vào đó.
Sau khi xác nhận, cài đặt thư công ty sẽ khả dụng.
Các tính năng và cài đặt thư của Google
Google cung cấp nhiều cài đặt và tính năng nâng cao khác nhau để tùy chỉnh, tất cả đều phải trả phí. Xin lưu ý:
- Đầu tiên, choĐể tăng cường bảo mật, bạn có thể bật các tính năng như đăng nhập một lần. Điều này cho phép bạn cho phép nhân viên trong tài khoản thư sử dụng trang web đăng nhập cụ thể vào những người này. Hoặc, ví dụ, quản lý mật khẩu, cho phép bạn khôi phục mật khẩu bị mất hoặc thay đổi của nhân viên. Cũng như quản lý API Google, giúp bạn có thể tắt các dịch vụ của bên thứ ba khỏi hộp thư và ổ đĩa.
- Thứ hai, bạn có thể thêm người dùng vào hệ thống thư. Để thực hiện việc này, bạn cần nhấp vào biểu tượng “+” trong bảng tương ứng và nhập thông tin về nhân viên, cho biết địa chỉ gửi thư mới trong hệ thống của bạn và đặt mật khẩu ban đầu. Sử dụng dữ liệu này, anh ấy sẽ có thể đăng nhập vào tài khoản công ty của mình.
- Thứ ba, bạn có thể tạo bí danh cho địa chỉ email nếu cần. Đó là, các địa chỉ thứ hai, các bức thư từ đó sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ ban đầu.
- Thứ tư, có một tùy chọn để tổ chức nhóm và gửi thư hàng loạt để nhân viên giao tiếp.
Ngoài tài khoản email, tất cả nhân viên sẽ nhận được ít nhất 30 GB dung lượng đĩa, lịch được đồng bộ hóa, tài khoản Google+ và quyền truy cập vào tất cả các dịch vụ của Google.
Cách tạo thư công ty trong Yandex?
Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện các bước gần như tương tự như đối với dịch vụ của Google. Bạn cần đăng ký một miền trong Yandex. Mail, xác nhận rằng miền đó thuộc về bạn (thông qua mã html và thông qua cài đặt MX) và tiến hành cài đặt.
Có một sự khác biệt nhỏ -"Yandex" đề nghị người dùng ủy quyền miền của mình dưới sự kiểm soát của gã khổng lồ tìm kiếm để tránh cài đặt DNS thủ công. Điều này có thể được thực hiện thông qua trang web của tổ chức đăng ký tên miền, theo hướng dẫn chi tiết từ Yandex.
Làm xong tất cả những điều này, bạn có thể bắt đầu tìm hiểu về tất cả các khả năng của thư miễn phí cho một miền từ Yandex.
Cài đặt và tùy chọn cho thư Yandex
Điều đầu tiên mà Yandex sẽ đề nghị làm là thêm bản ghi DKIM cho miền của bạn để email được kiểm tra spam thành công hơn.
Tạo tài khoản cho nhân viên cũng dễ dàng tại đây: chỉ cần nhập tên, địa chỉ và mật khẩu ban đầu. Thông tin này sẽ giúp bạn đăng nhập vào tài khoản của mình. Quản trị tài khoản cho phép bạn thay đổi dữ liệu cá nhân, thay đổi mật khẩu và trạng thái người dùng trong hệ thống công ty.
"Yandex" cho phép bạn tạo tối đa 1000 địa chỉ gửi thư, chủ sở hữu của chúng sử dụng không gian đĩa và các dịch vụ khác như một người dùng bình thường. Và quản trị viên có thể tạo các cuộc trò chuyện và thư hàng loạt, bí danh địa chỉ và đăng nhập một lần.
Kết quả
Thực hiện bước quan trọng quyết định tạo ra một thư công ty trên con đường xây dựng một đội ngũ đại diện và vững chắc được mọi người công nhận và muốn hợp tác kinh doanh là điều mà mọi công ty có nguyện vọng phải cố gắng đạt được. Và nó không yêu cầu đầu tư lớn: sử dụng dịch vụ lưu trữ thư của hai công ty lớn nhất trong lĩnh vực Internetcông nghệ, bạn có thể tổ chức hệ thống thư công ty của riêng bạn. Hơn nữa, nếu các hạn chế của "Yandex" miễn phí trở nên hữu hình đối với công ty, thì có khả năng tích hợp dễ dàng với dịch vụ trả phí G Suite, trong đó những thiếu sót này sẽ được xóa bỏ.
