Thư điện tử, do có nhiều ưu điểm hơn thư giấy, nên từ lâu đã trở thành một trong những loại hình thông tin liên lạc chính. Tuy nhiên, giống như nhiều đổi mới công nghệ khác, loại hình giao tiếp này có những quy tắc riêng của nó. Mặc dù thực tế là giao tiếp qua thư Internet đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, hầu hết người dùng sẽ không thể trả lời câu hỏi các thành phần của email là gì.
Cấu trúc email theo quan điểm của người dùng
Thư điện tử vừa giống vừa rất khác so với thư giấy quen thuộc với thế hệ cũ. Nhưng bất kể dịch vụ email nào, cấu trúc email luôn giống nhau. Hãy liệt kê các thành phần của email, mô tả ngắn gọn từng thành phần trong số chúng:
- Trường "Tới". Trường này chứa địa chỉ của người nhận. Nếu có nhiều người nhận, hãy phân tách chúng bằng dấu chấm phẩy.
- Trường "Chủ đề". Trong nhiều dịch vụ thư, nó được coi là bắt buộc. Và người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy chữ cái hơn nếu chủ đề được chỉ ra chính xác trong đó.
- Phần thân của chữ cái. Nội dung email chứa văn bản chính.
Thành phần email ẩn
Chúng tôi đã xem xét cấu trúc có thể nhìn thấy của bức thư. Nhưng ngoài các phần tử có thể nhìn thấy bằng mắt thường, các trường sau cũng có thể được quy cho các thành phần của email:
- từ ai (trường này được điền tự động);
- bản sao (ngoài người nhận địa chỉ chính, một bản sao của bức thư được gửi cho người khác);
- bản sao ẩn (được sử dụng nếu bản sao của bức thư cần được gửi đi mà không thông báo cho người nhận chính);
- đính kèm.
Các thành phần email từ quan điểm kỹ thuật
Theo quan điểm kỹ thuật, bất kỳ email nào cũng bao gồm các thành phần sau:
- Tiêu đề, hay còn được gọi là phong bì của giao thức SMTP. Những tiêu đề này có thể có hoặc không có trong phần nội dung của email. Đó là, một tình huống có thể xảy ra khi máy chủ thư có nhiều thông tin hơn được chỉ ra trong nội dung thư. Tiêu đề chứa địa chỉ của người gửi, người nhận và địa chỉ của máy chủ gửi.
- Bản thân thông báo, bằng ngôn ngữ của giao thức SMTPđược gọi là Dữ liệu. Đến lượt nó, nó được chia thành:
- tiêu đề của bức thư - tương tự với thư giấy, nó chứa dữ liệu về các máy chủ thư mà bức thư đã đi qua và một số thông tin khác;
- nội dung của chữ cái - nội dung của chính chữ cái đó.
Cấu trúc e-mail cho thư từ kinh doanh
Nếu từ trước đến nay chúng ta chỉ nói về cấu trúc của email từ quan điểm kỹ thuật, thì bây giờ chúng ta hãy xem xét các yếu tố của một email được viết tốt cho thư từ kinh doanh, bởi vì mọi công ty tự trọng đều cố gắng tuân thủ với các tiêu chuẩn giao tiếp được chấp nhận chung.
Mặc dù có một số lượng lớn các phân loại khác nhau của thông điệp điện tử, chúng được chia thành hai nhóm theo cấu trúc thiết kế. Nhóm thứ nhất là các thư từ giao tiếp, chúng được sử dụng trong quá trình làm việc. Thứ hai là thư thỏa thuận: thông báo tóm tắt cuộc họp, chỉ ra thời hạn hoàn thành công việc và các khía cạnh quan trọng khác để làm rõ các hành động cần thiết của mỗi bên.
Hãy liệt kê các thành phần của từng loại email riêng biệt.
Thư-thông
Cấu trúc của nó phải bao gồm:
- Chủ đề của email. Trong trường này, cách tốt nhất là chỉ ra chính xác những gì bạn mong đợi từ người dẫn chương trình, chẳng hạn như thỏa thuận về thời gian họp, danh sách các vấn đề cần xem xét, v.v.
- Kính chào. Ngay cả khi bức thư được lên kế hoạch gửi cho nhiều người,đạo đức của giao tiếp kinh doanh ngụ ý lời chào bắt buộc của những người nhận địa chỉ.
- Nội dung tin nhắn. Văn bản thực tế của email, mô tả yêu cầu càng cụ thể càng tốt.
- Chữ ký công ty. Một điểm mà nhiều người quên. Một mẫu chữ ký được soạn chính xác bao gồm tên đầy đủ và chức vụ của tác giả, thông tin liên hệ của anh ta (số điện thoại, liên kết đến trang web của công ty, email, v.v.). Chữ ký có thể khác nhau tùy thuộc vào các quy tắc và quy định được tổ chức thông qua.
- Trường "Tới" và "Cc". Chúng được liệt kê cuối cùng vì một lý do - bằng cách điền chúng vào cuối cùng, bạn sẽ loại trừ khả năng gửi một tin nhắn chưa hoàn thành hoặc chưa được xác minh.
Thư thỏa thuận
Như đã nói ở trên, loại tin nhắn điện tử này dùng để tổng hợp kết quả cuộc họp, chỉ ra kế hoạch hành động của mỗi bên và thời hạn ấn định. Những lá thư như vậy là một loại "giao thức" của các cuộc họp và cho phép bạn cấu trúc thông tin một cách thuận tiện. Một chữ cái kiểu này được xây dựng theo kế hoạch:
- Kính chào. Nếu số lượng người tham gia cuộc họp được tổng hợp trong thư là ít, bạn có thể liệt kê mọi người theo tên hoặc sử dụng kiểu chào tổng quát.
- Nhắc lại mục đích của cuộc họp, kết quả được tóm tắt trong thư.
- Danh sách các vấn đề đã được thảo luận trong cuộc họp. Đối với mỗi vấn đề, các thỏa thuận, quyết định và thời hạn thực hiện đều được nêu rõ.
- Danh sách các vấn đề không cần giải quyết gấp, nhưng không nên bỏ qua.
- Làm rõ ý kiến của những người tham gia cuộc họp - mọi thứ có được tính đến không?
- Chữ ký mẫu.
