Trong thế giới của công nghệ kỹ thuật số, con người từ lâu đã làm chủ được các phương pháp giao tiếp hiện đại trên Web. Vì vậy, một trong những cách phổ biến nhất để truyền thông tin là e-mail, qua đó bạn có thể giao tiếp, học hỏi và phát triển. Ngày nay, Internet cung cấp rất nhiều chương trình như vậy, nhưng phổ biến và tiện lợi nhất là Microsoft Outlook. Mặc dù có nhiều khía cạnh tích cực, chương trình thư này có một số sắc thái đòi hỏi một giải pháp cụ thể. Ví dụ: nhiều người dùng mới bắt đầu gặp phải vấn đề về cách thiết lập trả lời tự động trong Outlook.
Chức năng trả lời tự động
Ngày nay, Outlook là chương trình email phổ biến nhất, được người dùng Internet ưa chuộng do tính đơn giản và chức năng của nó. Nhờ chương trình này, bạn có thể tự do giao tiếp và nhận thư từ. Trong số nhiều tính năng tích cực, khả năng phản hồi tự động nên được đánh dấu. Nếu bạn đang di chuyển một quãng đường dài hoặc trong một thời gian dàikhoảng thời gian mà Microsoft Outlook cho phép bạn sử dụng tính năng trả lời tự động.
Nếu không có kết nối Internet hoặc không thể truy cập hộp thư, thư trả lời tự động sẽ gửi cho người gửi danh bạ của người dùng và một tin nhắn được ghi sẵn trong một mẫu đặc biệt.
Thiết lập và vận hành trả lời tự động
Hầu hết mọi người, không chỉ người mới bắt đầu mà còn cả những người dùng Internet nâng cao, đều gặp phải vấn đề về cách thiết lập trả lời tự động trong Outlook. Quy trình tạo thư trả lời tự động trong chương trình mail sẽ không khó và tốn nhiều thời gian nếu mọi thứ được thực hiện đúng và theo hướng dẫn.
Vì vậy, để thiết lập trả lời tự động trong Outlook, bạn cần thực hiện như sau:
- Mở Outlook.
- Tìm và nhấp vào nút "Soạn tin nhắn".
- Nhập nội dung của tin nhắn để trả lời tự động. Điều quan trọng cần nhớ rằng đây là văn bản sẽ được gửi đến người gửi.
- Tìm và nhấp vào nút "Tệp".
- Trong tùy chọn "Tệp", tìm và nhấp vào "Lưu dưới dạng". Bạn cần chọn định dạng "Mẫu Outlook" và lưu thư.
Tạo mẫu chỉ là bước đầu tiên giúp bạn hiểu cách thiết lập trả lời tự động trong Outlook và làm cho chương trình email của bạn dễ sử dụng hơn.
Các bước cơ bản để thiết lập trả lời tự động
Thiết lập trả lời tự động bao gồm các bước cơ bản sau:
- Bạn cần tìm tab "Quy tắc" trong bảng điều khiển trên cùng của chương trình.
- Sau đó chọn nút "Kiểm soátquy tắc và cảnh báo”, nơi bạn cần chọn tùy chọn“Mới”.
- Trong cửa sổ mở ra, chọn "Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được".
- Sau khi lựa chọn, hãy nhấp vào nút "Tiếp theo".
- Cửa sổ "Rule Wizard" sẽ xuất hiện, bạn không cần chọn gì cả. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào nút "Tiếp theo", rồi trả lời "Có".
- Trong cửa sổ tiếp theo xuất hiện, bạn cần đánh dấu vào tùy chọn "Đánh dấu bằng cách sử dụng mẫu được chỉ định". Trong cửa sổ bên dưới, bạn cần nhấp vào "Mẫu được chỉ định".
- Tiếp theo, cửa sổ "Thư mục" sẽ xuất hiện, bạn chọn "Mẫu trong hệ thống tệp".
- Sau khi cửa sổ "Trả lời Tự động" xuất hiện, bạn cần nhấp vào nó và mở nó.
- Trong "Trình hướng dẫn Quy tắc" mở ra, hãy chọn "Tiếp theo".
- Trong cửa sổ cuối cùng, trước khi thiết lập trả lời tự động trong Outlook, bạn cần nhấp vào nút "Hoàn tất".
Như vậy, cài đặt trả lời tự động đã hoàn tất thành công. Giờ đây, các thư được nhúng trong mẫu sẽ được gửi đến bất kỳ địa chỉ nào. Điều quan trọng cần biết: để trả lời tự động hoạt động ổn định và hiệu quả, bạn nên cung cấp cho máy tính cá nhân của mình kết nối Internet không bị gián đoạn.
Trong kết luận
Vì vậy, tùy thuộc vào mẫu đã tạo và các hành động được thực hiện, trả lời tự động sẽ được sử dụng trong Outlook cho tất cả các email đến. Nhưng bạn nên tính đến thực tế là trình hướng dẫn quy tắc cung cấp cho việc gửi thư trả lời tự động đến người nhận địa chỉ một lần duy nhất.
Phiên bắt đầu sau lần khởi chạy đầu tiên của chương trình thư và kết thúc khi bạn thoát khỏi nó. Trong khi chương trìnhhoạt động, một phản hồi lặp lại cho người nhận đã quản lý để gửi một số lượng thư nhất định sẽ không đến. Trong suốt phiên, chương trình tạo một danh sách cụ thể những người dùng đã được gửi thư trả lời tự động. Những hành động như vậy cho phép bạn tránh gửi lại tin nhắn. Tuy nhiên, nếu bạn khởi động lại chương trình, danh sách sẽ bị xóa. Do đó, với các bước cơ bản để thiết lập và tạo mẫu, mọi nghi ngờ về cách thiết lập trả lời tự động trong Outlook sẽ biến mất.
