Ứng dụng khách và thư Outlook là một trong nhiều chương trình và dịch vụ được tạo bởi Microsoft. Chúng cung cấp cho người dùng khả năng gửi, nhận e-mail và sắp xếp ngày làm việc của họ với sự trợ giúp của một trình tổ chức được tích hợp sẵn. Để tận dụng tối đa tất cả các chức năng được nhúng trong chương trình, nó cần được định cấu hình.
Thêm hộp thư vào Outlook 2007
Đây là cài đặt quan trọng nhất trong chương trình thư vì nó sẽ vô dụng nếu không có e-mail được kết nối. Để thiết lập Outlook như mong muốn, bạn cần làm theo thuật toán sau:
- Chọn "Dịch vụ" trên thanh menu.
- Trong menu thả xuống, nhấp vào mục phụ "Cài đặt Tài khoản".
- Trong tab "E-mail", nhấp vào nút "Tạo …".
- Trong cửa sổ "Thêm tài khoản", nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu từ hộp thư đã đăng ký trên Hotmail.
- Để định cấu hình quyền truy cập vào các máy chủ thư khácchọn hộp bên cạnh dòng "Định cấu hình thủ công …" và nhấp vào "Tiếp theo".
- Chọn "Internet E-mail".
- Điền vào tất cả các dòng, chọn giao thức cho các tin nhắn đến.
- Nhấp vào nút "Cài đặt khác".
- Trong tab thứ ba, chọn hộp bên cạnh "Máy chủ SMTP yêu cầu …".
- Trong tab cuối cùng, nhập số cổng và loại mã hóa SSL hoặc TSL được sử dụng.
- Nhấp vào nút "Kiểm tra tài khoản" để kiểm tra xem các cài đặt đã chính xác chưa.
- Nhấp vào "Tiếp theo" và "Hoàn tất" để hoàn tất thiết lập.
Tạo chữ ký cho tin nhắn
Tùy chọn này cho phép bạn chèn bất kỳ văn bản tiêu chuẩn nào vào mỗi bức thư đã gửi: lời chúc, địa chỉ liên hệ hoặc tên công ty. Microsoft Outlook 2007 cho phép bạn tạo một số mục nhập như vậy và kết nối chúng với các hộp thư cụ thể. Có hai cách để gọi cửa sổ tạo chữ ký mới. Đầu tiên như sau:
- Trên thanh công cụ, nhấp vào nút "Tạo".
- Trong cửa sổ mở ra, hãy chuyển đến tab "Chèn".
- Nhấn nút "Chữ ký" và chọn mục phụ "Chữ ký".
Để tạo chữ ký theo cách thứ hai, bạn cần:
- Vào menu "Dịch vụ", chọn mục phụ "Tùy chọn".
- Trong cửa sổ mở ra, chuyển đến tab "Tin nhắn" và nhấp vào nút "Chữ ký".
Tạo chữ ký mới được thực hiện theo thuật toán sau:
- Nhấp chuột trái vào nút "Tạo". Trong cửa sổ mới, hãy nhập tên của văn bản trong tương lai.
- Ở nửa dưới của cửa sổ chính, nhập văn bản cần thiết và định dạng nó bằng bảng cùng tên phía trên trường văn bản. Bạn cũng có thể chèn bất kỳ hình ảnh, danh thiếp hoặc liên kết nào đến tài liệu html.
Cách đặt Outlook 2007 tự động chèn chữ ký vào thư
Để kích hoạt tính năng này, bạn cần:
- Chọn tên của phụ trang mong muốn trong danh sách bên trái.
- Trong danh sách bên phải, hãy chọn tài khoản sẽ sử dụng nó và những trường hợp nào nó sẽ được chèn (tin nhắn mới hoặc thư trả lời cho một bức thư đã gửi).
Điều này hoàn thành phương pháp thiết lập tự động chèn chữ ký trong Outlook.
Tự động trả lời tin nhắn
Tính năng này cho phép bạn trả lời email đến từ những người gửi cụ thể hoặc bất kỳ với mục nhập được chuẩn bị trước. Để tạo nó, bạn cần:
- Trong menu "Tệp", chọn "Tạo" và "Tin nhắn" hoặc sử dụng "phím nóng" Ctrl + N.
- Trong cửa sổ mở ra, nhập tất cả văn bản được yêu cầu.
- Lưu dưới dạng.oft (mẫu Outlook) bằng lệnh Lưu Dưới dạng ….
Thuật toán thiết lập trả lời tự động trong Outlook 2007 như saucách:
- Trong số các menu chính, chọn "Dịch vụ" > "Quy tắc và cảnh báo".
- Trong cửa sổ mới, nhấp vào LMB trên nút "Mới …".
- Trong hộp thoại "Trình hướng dẫn Quy tắc" đầu tiên, chọn dòng "Kiểm tra thư khi nhận được" và nhấp vào "Tiếp theo".
- Trong hộp thoại thứ hai của "Trình hướng dẫn", chọn hộp "Chỉ áp dụng cho tôi" và nhấp vào "Tiếp theo" một lần nữa.
- Trong cửa sổ thứ ba, chọn hộp "Trả lời bằng cách sử dụng mẫu được chỉ định." Trong khối "Bước 2", hãy nhấp vào các từ được đánh dấu màu xanh lam và chọn một tệp được tạo trước có phần mở rộng là.oft.
- Trong cửa sổ thứ tư, chỉ định các ngoại lệ để trả lời tự động.
- Trong cửa sổ cuối cùng, hãy nhập tên của quy tắc và đánh dấu chọn bên cạnh "Bật quy tắc" để bắt đầu công việc của nó.
Để thay đổi hoặc xóa quy tắc đã tạo, bạn cần nhấp vào các nút cùng tên trong cửa sổ "Quy tắc và thông báo". Đây là cách để thiết lập trả lời tự động trong Outlook 2007.
Thời gian thay đổi
Ngoài các khả năng làm việc với thư, Outlook còn chứa một trình tổ chức với lịch. Đôi khi người tổ chức hiển thị thời gian theo định dạng 12 giờ được áp dụng ở Hoa Kỳ. Không có cách tích hợp nào để đặt thời gian trong Outlook thành định dạng 24 giờ thông thường, vì chương trình phụ thuộc vào cài đặt Hệ điều hành Windows. Để thay đổi chúng, bạn cần:
- Đi tới "Bảng Điều khiển" và đi tới "Tùy chọn Khu vực và Ngôn ngữ" hoặc "Ngôn ngữ" cho Windows 8.
- Đối với WindowsXP: "Cài đặt" > Tab "Thời gian" > chọn định dạng thời gian hh: mm: ss tt hoặc HH: mm: ss cho thời gian 12 giờ và 24 giờ tương ứng.
- Đối với Windows 7: tab đầu tiên > nút "Thêm tùy chọn" > "Thời gian". Nhập hoặc chọn các giá trị từ bước đầu tiên trong các dòng tương ứng.
- Đối với Windows 8: "Ngôn ngữ" > "Thay đổi định dạng ngày, v.v." > "Thông số bổ sung" > "Thời gian".
- Nhấn "OK" để lưu cài đặt.
Điều này hoàn tất cài đặt thời gian.
Cảnh báo
Ứng dụng email không thông báo cho người dùng của nó về các thư mới là một tập hợp các cửa sổ đẹp vô dụng. Thật dễ dàng để thiết lập cảnh báo trong Outlook theo yêu cầu. Để làm điều này, bạn cần:
- Mở cửa sổ "Tùy chọn" và nhấp vào nút "Tùy chọn Thư" trong tab đầu tiên.
- Trong hộp thoại, nhấp vào "Tùy chọn khác".
- Trong cửa sổ mới trong khối "Khi nhận được tin nhắn mới trong thư mục Hộp thư đến", đánh dấu vào các hình thức thông báo mong muốn.
- Để thay đổi các thông số của thông báo bật lên trên "Màn hình nền", nhấp vào nút "Cài đặt thông báo trên màn hình …". Bạn có thể thay đổi độ trong suốt và thời gian hiển thị của nó.
Có nhiều cách để thiết lập các tính năng khác nhau trong Outlook. Nhưng thủ tục này đủ đơn giản để người dùng bình thường có thể xử lý.
