Hầu hết người dùng bình thường làm việc với e-mail trực tiếp trên trang web. Chức năng nó cung cấp là đủ để tạo và nhận email. Nhưng nếu bạn cần gửi cùng một bức thư cho một số lượng lớn người, bạn cần gửi một thông điệp nhất định vào một thời điểm cụ thể, tiếp tục gửi những bức thư mà không có sự tham gia của một người trong khi anh ta đang tắm biển trong kỳ nghỉ? Trong những trường hợp như vậy, tất cả các loại chương trình và dịch vụ gửi thư tự động sẽ ra tay cứu nguy. Chúng khác nhau về chức năng, trả phí / miễn phí, tính năng của công việc và nhiều yếu tố khác, nhưng điều hợp nhất chúng là chúng không cần sự hiện diện thường xuyên của một người để làm việc. Email có thể được gửi 24 giờ một ngày với các khoảng thời gian có thể điều chỉnh khác nhau.
Tại sao chúng ta cần bản tin?
Ý kiến cho rằng trang web là công cụ tiếp thị chính và hiệu quả nhất là xa sự thật. Hầu hết những người mua một sản phẩm hoặc dịch vụ tại mộttruy cập một trang web vẫn chưa sẵn sàng để đưa ra quyết định mua hàng. Những lý do có thể khác nhau, và không phải ở vị trí cuối cùng là sự đãng trí tầm thường. Khách hàng chỉ đơn giản là không nhớ đã nhìn thấy thứ gì đó thu hút sự chú ý của họ. Một số người mua tiềm năng phải được nhắc đi nhắc lại về bản thân cho đến khi cuối cùng họ quyết định mua hàng. Và email tự động được gửi đi đóng vai trò như một lời nhắc nhở.
Khả năng của ứng dụng email và dịch vụ
Có nhiều chương trình và dịch vụ tự động gửi thư từ, cả trả phí và miễn phí. Chức năng của chúng không giới hạn ở việc gửi thư mà không có sự can thiệp của con người, khả năng của nó còn rộng hơn nhiều:
- Trước khi gửi thư hàng loạt, có thể kiểm tra tính hiệu quả của các lá thư trên một nhóm người dùng được chọn bằng cách nghiên cứu số liệu thống kê về việc gửi và chuyển những lá thư này, hoạt động của khách hàng sau khi nhận được chúng.
- Dịch vụ cho phép bạn cập nhật thường xuyên danh sách người đăng ký bằng cách xử lý tin nhắn dịch vụ về lỗi giao hàng. Do đó, tài nguyên hệ thống không bị lãng phí vào việc gửi thư vô ích đến các địa chỉ không còn tồn tại.
- Dữ liệu thống kê về số lần nhấp vào liên kết trong email sẽ giúp đánh giá hiệu quả của chiến dịch quảng cáo.
- Công nghệ tích hợp để xác định vị trí của người đăng ký sẽ cho phép bạn chọn các chữ cái để gửi thư dựa trên địa lý.
- Cơ sở để gửi thư có thể được bổ sung theo nhiều cách tự động khác nhau, chẳng hạn như bằng cách quétcác trang web trên web.
Trả lời tự động cho các bức thư cũng được định cấu hình. Điều này sẽ hữu ích, chẳng hạn, khi rời đi. Người viết nó có thể được thông báo rằng bức thư đã được nhận, nhưng câu trả lời cho nó sẽ được trả lại sau một thời gian. Nếu có sự thay đổi trong địa chỉ email, thì bạn rất dễ nhận được thư được gửi đến địa chỉ cũ - chỉ cần thiết lập chuyển tiếp. Nhưng làm thế nào để thông báo cho tất cả những người viết rằng địa chỉ cũ không còn phù hợp, và lần sau tốt hơn nên viết trực tiếp cho một địa chỉ khác? Và tính năng viết tự động sẽ giúp bạn điều này.
Các chương trình như vậy thường có các mẫu thư điển hình có thể dễ dàng sửa đổi cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Nhờ tất cả những điều này, tính năng gửi thư tự động cho phép bạn quảng bá hàng hóa và dịch vụ với thời gian và tiền bạc tối thiểu dành cho quảng cáo, xử lý và phân tích thư từ.
Gửi cái gì?
Những bức thư phổ biến nhất là lời chúc mừng (ví dụ: sau khi đăng ký trên tài nguyên) và lòng biết ơn (ví dụ: cho một đơn đặt hàng hoàn hảo hoặc hợp tác lâu dài với một công ty).
Lời chào là những lá thư được đọc nhiều nhất. Mọi người đã quen với việc nhìn thấy chúng, hầu hết họ mở chúng ra để tìm kiếm một số thông tin hữu ích hoặc thú vị.
Thư tri ân có thể có thông tin về đơn hàng, phương thức giao hàng, nhiều chương trình khuyến mãi, giảm giá dành cho khách hàng quen thuộc. Tất cả điều này thu hút mọi người, và những bức thư như vậy, như một quy luật, cũng được đọc hoặc ít nhất là tình cờ xem qua.
Có thể viết tự độngcung cấp các sản phẩm liên quan đến những sản phẩm mà một người đã mua hoặc họ quan tâm. Thư từ sẽ cho phép bạn chúc mừng, chẳng hạn như chúc mừng sinh nhật, đưa ra một đề nghị có lợi cho cá nhân.
Để giải quyết các vấn đề phức tạp của khách hàng, tất nhiên, cần phải có các chuyên gia. Nhưng các vấn đề đơn giản hơn, nhờ các chữ cái tự động, có thể được giải quyết suốt ngày đêm khi người dùng cần.
Trong số tất cả các chương trình và dịch vụ đa dạng, chương trình Outlook của Microsoft nổi tiếng, vì vậy các phương pháp tạo danh sách gửi thư, trả lời tự động và chuyển tiếp một số thư nhất định đến các địa chỉ khác sẽ được xem xét bằng cách sử dụng ví dụ của nó.
Bản tin
Để gửi thư cho một nhóm lớn người, không cần phải thêm họ vào danh sách gửi thư mỗi lần theo cách thủ công. Để làm điều này, bạn có thể tạo một danh sách gửi thư. Trên tab "chính" trong chương trình, bạn phải chọn mục "tạo nhóm liên hệ", sau đó chỉ định tên cho nhóm này và thêm thành viên vào. Danh sách những người tham gia và tên của nhóm, nếu cần, sẽ được chỉnh sửa hoặc xóa hoàn toàn. Cùng một số liên lạc có thể được đưa vào một số lượng lớn nhóm người dùng tùy ý mà việc gửi thư tự động sẽ được thực hiện. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Viết tự động: cách thực hiện
Đôi khi cần phải gửi một bức thư tự động vào một thời điểm xác định nghiêm ngặt và trong trường hợp không có chính người gửi ở máy tính. Tự động gửi email trong Outlook cho phép bạn thực hiện điều đó. Bạn nên viết một lá thư thường xuyênđính kèm các tệp bạn muốn vào nó, chỉ định (các) người nhận hoặc danh sách gửi thư, sau đó chuyển đến phần menu "tùy chọn". Hơn nữa trong phần này, mục "giao hàng trì hoãn" được chọn và sau đó - "không giao hàng cho đến khi". Sau đó, tất cả các thông số cần thiết được định cấu hình, bao gồm ngày và giờ bức thư được gửi, sự hiện diện hay vắng mặt của việc gửi và đọc thông báo, v.v.
Sau khi chỉ định tất cả các dữ liệu cần thiết, hãy gửi email. Nó sẽ được lưu trong thư mục thư đã gửi, nhưng thực tế nó sẽ chỉ đến tay người nhận vào ngày giờ đã định. Điều quan trọng là lúc này máy tính đã được bật lên, chương trình đang chạy trên đó và có cả kết nối Internet. Nếu các điều kiện này không được tạo ra vào đúng thời điểm, thì việc gửi thư tự động sẽ xảy ra vào lúc chúng được hoàn thành. Nó không thuận tiện lắm, nhưng bạn không thể làm gì được.
Tự động chuyển tiếp email Outlook
Có hai cách để gửi thư từ người nhận đầu tiên cho người khác - chuyển tiếp và chuyển hướng. Các bức thư được chuyển tiếp được phân biệt bằng sự hiện diện của chữ viết tắt FW trong chủ đề và người nhận sẽ biết được bức thư được gửi ban đầu từ địa chỉ nào và từ đó nó được chuyển tiếp đến anh ta. Người nhận không nhận thấy sự chuyển hướng, anh ta thấy bức thư được gửi bởi người gửi đầu tiên.
Kiểm soát chuyển tiếp
Bạn có thể thiết lập chuyển tiếp hoàn toàn tất cả các tin nhắn hoặc tạo các quy tắc quản lý những gì và khi nào nên được chuyển tiếp. Trong trường hợp này, thư được chuyển tiếp được lưu trữ trong thư mục"Hộp thư đến". Chương trình phân tích thư đã gửi và nếu nó đáp ứng các điều kiện được chỉ định trong quy tắc, thì chương trình sẽ thực hiện hành động được quy định bởi quy tắc này. Điều này không chỉ có thể là tự động chuyển tiếp các bức thư hoặc phản hồi chúng mà còn có thể chuyển nó vào một thư mục cụ thể, tức là sắp xếp, xóa, v.v.
Để tạo quy tắc xử lý thư đến, bạn phải chọn mục "quy tắc" trên tab chính của chương trình. Hơn nữa, trong menu "quản lý quy tắc và cảnh báo", các thuật toán để xử lý các thư nhận được đã được định cấu hình trực tiếp.
Chuyển tiếp từ chối
Không thể chuyển tiếp một số email - điều này xảy ra khi người gửi đã đặt bảo vệ đối với thư họ gửi, ngăn người nhận chia sẻ thông tin này với bất kỳ ai khác. Hạn chế như vậy chỉ được xóa bởi người gửi, người nhận sẽ không thể thực hiện điều này theo bất kỳ cách nào.
Ngoài ra trong các công ty, quản trị viên hệ thống có thể đặt ra các quy tắc riêng của họ để hạn chế hoặc cấm chuyển tiếp hoàn toàn các bức thư bên ngoài mạng của công ty và đôi khi ngay cả trong mạng của công ty. Điều này được thực hiện để bảo vệ thông tin của công ty.
Trả lời tự động
Nếu người nhận vắng mặt do đi công tác, nghỉ phép, ốm đau hoặc vì một số lý do khác, có thể thiết lập trả lời thư tự động. Nếu thư được đặt trên dịch vụ thư của công ty, thì bạn cũng có thể tạo các phản hồi khác nhau cho các thư đến từ các nhân viên khác trong công ty và cho những thư nhận được từ bên ngoài.
Để bật chức năng này, trong menu chương trình trong phần "tệp", chọn mục "trả lời tự động", tại đây bạn phải chọn "gửi trả lời tự động". Trong phần này, nội dung của các bức thư được viết và khoảng thời gian mà các câu trả lời này sẽ được gửi đi. Nếu người dùng trực tuyến trước khi kết thúc khoảng thời gian này, họ sẽ được nhắc tắt tính năng này.
Trong khoảng thời gian có hiệu lực của thư trả lời tự động, bạn có thể đặt các quy tắc xử lý thư, chẳng hạn như để chuyển tiếp chúng đến các nhân viên khác của công ty, những người có thể giải quyết các vấn đề đã phát sinh, v.v.
Trợ giúp chi tiết có sẵn trong chương trình, cũng như các chú giải công cụ để giúp tránh những lỗi thường gặp khi làm việc với nó.
