Khi Google Drive lần đầu tiên được ra mắt, nó hoạt động như một nơi để tải xuống và lưu trữ các tệp trong "Đám mây" để chúng có thể được truy cập từ bất kỳ PC nào. Theo thời gian, khi công nghệ phát triển, Google Docs đã xuất hiện, hiện đóng vai trò là trung tâm tạo tài liệu và công cụ văn phòng. Ngày nay, bạn thậm chí có thể cài đặt ứng dụng trên Drive để mở rộng chức năng của nó hơn nữa. Để tận dụng tối đa dịch vụ, bạn cần tìm hiểu chi tiết Google Drive là gì và cách sử dụng nó.
Cài đặt ban đầu
Trước hết, nó cần được cấu hình. Đăng nhập vào trang web Google Drive bằng tài khoản Google của bạn. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí. Google Drive cho phép bạn lưu trữ tệp trong Đám mây, cũng như tạo tài liệu và biểu mẫu thông qua giao diện web.
Tải tệp lên Google Drive. Làm thế nào để sử dụng tải xuống? Có hai cách để làm điều này. Bạn có tùy chọn tạo tài liệu trực tiếp trong Google Drive hoặc tải tệp lên từ PC của mình. Để tạo một tệp mới, hãy nhấp vào nút "Tạo". Để tải xuống từ thiết bị, nhấn nút "Mũi tên"lên”bên cạnh nút TẠO.
Chọn cách hiển thị tệp của bạn. Bạn có thể xem chúng dưới dạng biểu tượng lớn (lưới) hoặc dưới dạng danh sách (trang tính). Chế độ xem danh sách sẽ hiển thị cho bạn tên của từng tài liệu và ngày giờ nó được sửa đổi lần cuối. Chế độ lưới sẽ hiển thị từng tệp dưới dạng bản xem trước của trang đầu tiên. Bạn có thể thay đổi chế độ bằng cách nhấp vào nút bên cạnh biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang.
Cách sử dụng Google Drive trên máy tính? Bạn có thể xem các tệp bằng thanh điều hướng ở bên trái. Mục menu "Ổ của tôi" là nơi lưu tất cả các tài liệu và thư mục đã tải xuống của bạn trong bất kỳ cài đặt nào. Chia sẻ chứa các tệp được chia sẻ với bạn bởi những người dùng Google Drive khác. "Thẻ" là tài liệu mà bạn đã đánh dấu là quan trọng.
Bạn có thể chuyển các tệp và thư mục sang Google Drive để sắp xếp chúng theo cách bạn muốn.
Google Drive: cách sử dụng tệp?
Đánh dấu vào hộp để chọn nhiều tài liệu. Sau đó, các hành động khác nhau đối với các tệp đã chọn sẽ có sẵn cho bạn. Nếu bạn đang sử dụng chế độ xem biểu tượng lớn, một hộp kiểm sẽ xuất hiện khi bạn di chuột qua tài liệu. Có thể tìm thấy nhiều tùy chọn hơn trong menu Thêm.
Nhấp vào biểu tượng thư mục có dấu "+" để tạo thư mục mới trong Drive. Bạn có thể tạo các thư mục bên trong những người khác chotổ chức tệp.
Bạn có thể tìm kiếm trong các tài liệu và thư mục của mình bằng thanh tìm kiếm nằm ở góc trên cùng bên phải của trang Google Drive. Google Drive sẽ tìm kiếm qua tiêu đề, nội dung và chủ sở hữu.
Bộ nhớ dữ liệu Google Drive: cách sử dụng nó trên điện thoại của bạn?
Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ trên thiết bị di động, có ứng dụng Google Drive dành cho IOS và Android cung cấp quyền truy cập vào các tệp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Nó có thể được tải xuống miễn phí từ cửa hàng trực tuyến tương ứng. Tuy nhiên, những dịch vụ đó có thể không có đầy đủ chức năng chỉnh sửa, điều này phần lớn phụ thuộc vào phiên bản của trình duyệt. Bạn có thể dễ dàng tìm ra cách sử dụng Google Drive trên Android, vì menu thực tế giống như menu trên máy tính.
Làm cách nào để bắt đầu với tài liệu?
Nhấn nút "Tạo". Bạn sẽ thấy một menu cho phép bạn quyền chọn tài liệu nào bạn muốn tạo trong Google Drive. Làm thế nào để sử dụng các loại tệp có sẵn? Bạn được cung cấp một số tùy chọn theo mặc định, bạn có thể thêm phần còn lại bằng cách nhấp vào liên kết thích hợp ở cuối trình đơn:
- "Thư mục" - tạo một thư mục trong Drive của tôi để sắp xếp dữ liệu.
- "Tài liệu" - mở một tài liệu kiểu văn bản. Bạn có thể định dạng và tùy chỉnh trang bằng các công cụ ở trên cùng. Có thể xuất dữ liệu sang Microsoft Word, OpenOffice, PDF và các loại chương trình khác.
- "Bản trình bày" - đề nghị chạy tương đương với Microsoft PowerPoint. Dữ liệu có thể được xuất sang nhiều định dạng: Microsoft PowerPoint, PDF, JPG, v.v.
- "Bảng tính" - Cung cấp một bảng tính trống. Dữ liệu có thể được xuất sang Microsoft Excel, PDF, CSV, OpenOffice và các định dạng tương tự.
- "Biểu mẫu" - cho phép bạn làm việc với các biểu mẫu có thể được điền trên Internet. Chúng có thể được xuất sang tệp CSV.
Tạo tệp trong Google Drive
Sau khi chọn loại tài liệu, một tệp trống sẽ mở ra. Nếu bạn chọn "Bản trình bày" hoặc "Biểu mẫu", cài đặt trình hướng dẫn ứng dụng sẽ mở ra để giúp bạn thiết lập tài liệu mới của mình.
Ở đầu trang, nhấp vào văn bản màu xám "Không có tiêu đề". Cửa sổ Đổi tên tài liệu sẽ xuất hiện, cho phép bạn thay đổi tên tệp.
Bắt đầu làm việc với tài liệu. Google Drive có hầu hết các tính năng cơ bản, nhưng các dịch vụ nâng cao có thể không khả dụng. Tài liệu được lưu tự động khi bạn tiếp tục làm việc trong đó.
Nếu bạn muốn tệp của mình tương thích với các chương trình tương tự, hãy mở menu "Tệp" và tìm "Tải xuống dưới dạng". Một menu sẽ xuất hiện với gợi ý về các định dạng có sẵn. Chọn đáp án đúng. Bạn sẽ được nhắc nhập tên tệp và chọn vị trí để tải xuống. Khi tài liệu được tải lên, nó sẽ được trình bày ở định dạng bạn đã chọn.
Làm cách nào để chia sẻ tài liệu?
Nhấp vào "Tệp" và "Chia sẻ" hoặc nút màu xanh lam tương ứng ở trên cùng bên phải để mở cài đặt chung. Bạn có thể chỉ định ai có thể xem tệp cũng như ai có thể chỉnh sửa tệp.
Sao chép liên kết ở đầu tài liệu để chia sẻ với bất kỳ ai bạn muốn chia sẻ. Bạn có thể sử dụng các nút bên dưới để chia sẻ nhanh chóng qua Gmail, Google+, Facebook hoặc Twitter.
Có thể thực hiện việc thay đổi cài đặt truy cập tài liệu bằng cách nhấp vào nút "Thay đổi …". Theo mặc định, tệp là riêng tư và bạn phải mời người dùng có quyền truy cập vào tệp. Bạn có thể thay đổi các tùy chọn này để cho phép mọi người xem nó.
Để xuất bản tài liệu, bản trình bày hoặc bảng tính, hãy nhấp vào "Tệp" và chọn "Xuất bản lên Web". Chức năng này tạo một bản sao của tệp mà bất kỳ ai cũng có thể xem. Nó trở thành một trang web riêng biệt không được liên kết với tài liệu gốc của bạn. Điều này cho phép bạn chia sẻ thông tin với bất kỳ ai mà không cần thay đổi cài đặt chia sẻ của bạn.
Không thể sửa đổi tài liệu đã xuất bản. Bạn vẫn chỉ có thể chỉnh sửa tệp gốc vẫn còn trong Google Drive. Cách sử dụng các cài đặt được mô tả ở trên.
Nếu bạn đã cài đặt máy in hoặc có quyền truy cập vào máy in Google Cloud, bạn có thể in tài liệu. Nhấp vào menu "Tệp" và chọn "In" từ cuối danh sách. Bạn có thể chỉ định trang nào sẽ in vàcũng tạo bố cục trang.
Bản xem trước sẽ mở ra sau khi nhấp vào nút "In" và bạn có thể chọn máy in của mình bằng cách nhấp vào nút "Thay đổi". Điều này có thể hữu ích nếu bạn đang cố gắng truy cập Máy in Google Cloud của mình từ một nơi khác.
Hoàn nguyên về phiên bản tài liệu cũ
Nếu bạn đã thực hiện nhiều thay đổi đối với tài liệu và nhận thấy mình cần quay lại phiên bản cũ hơn, bạn có thể sử dụng công cụ Lịch sử để xem các bản sao cũ. Mở tài liệu và chọn "Tệp" từ menu. Nhấp vào "Xem Lịch sử Thay đổi", hộp này sẽ hiển thị một hộp có danh sách các chỉnh sửa của bạn ở phía bên phải của trang.
Bạn có thể nhấp vào từng điểm thay đổi trong danh sách và xem tệp. Nếu bạn tìm thấy một bản sao cũ mà bạn muốn giữ lại, hãy nhấp vào tab "Khôi phục liên kết này".
Tải xuống phần mềm đồng bộ hóa Google Drive cho máy tính của bạn
Như bạn thấy, hướng dẫn về Google Drive là gì và cách sử dụng nó không khó. Nếu muốn, bạn cũng có thể đồng bộ hóa các tệp cục bộ của mình với Google Drive. Nếu bạn muốn cài đặt một chương trình như vậy, hãy nhấp vào liên kết nằm trên trang Google Drive chính.
Sau khi bạn tải xuống ứng dụng, hãy cài đặt ứng dụng đó và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Thư mục sẽ được đặt trên màn hình của bạn, nó sẽ cho phép bạn truy cập nhanh vào tất cả các tệp Google Drive của mình. Kéo và thả bất kỳ tệp nào bạn muốn thêm vào bộ nhớ Google Drive của mình vào đó và chúng sẽ được tải lên tự động. Khi tài liệu được tải thành công, nóhiển thị dấu kiểm màu xanh lục trên biểu tượng.
