Theo các quy tắc của nghi thức, nó là thông lệ để ký các chữ cái theo một cách nhất định. E-mail cũng không ngoại lệ. Bài viết đề cập đến điều cần thiết như chữ ký trong email: ví dụ cho các mục đích khác nhau của thư từ, các tùy chọn bằng tiếng Anh và thiết lập chức năng này trong các dịch vụ khác nhau.
Chữ ký e-mail là gì?
Nếu bạn không hiểu nội dung của nó, hãy mở trang web nơi bạn có hộp thư điện tử. Nhấp vào nút "Viết thư" và nhìn ở góc dưới bên trái. Ở đó, bạn rất có thể sẽ thấy tên của mình. Đây là chữ ký được đặt theo mặc định, nghĩa là tự động. Bạn có thể xóa nó và gửi một lá thư mà không cần nó. Nhưng nó trông sẽ bất lịch sự đối với người nhận, đặc biệt là trong một tình huống giao tiếp kinh doanh. Bạn cũng có thể thêm văn bản mong muốn theo cách thủ công, nhưng điều này quá rắc rối. Việc thiết lập và sử dụng các mẫu bạn cần dễ dàng hơn nhiều bằng cách thay đổi chữ ký của bạn trong email. Có thể đưa ra một ví dụ đơn giản: đối với thư từ kinh doanh, từ ngữ được sử dụng: “Trân trọng, Ivanov I. I.”, và đối với thư cá nhâncụm từ: "Hẹn gặp lại!" Bạn có thể tạo nhiều tùy chọn, thay đổi chúng tùy thuộc vào mục tiêu giao tiếp và tâm trạng của bạn. Ngoài họ và tên, chữ ký trong e-mail có thể chứa nhiều dữ liệu khác.
Nó dùng để làm gì?
Chữ ký được viết tốt trong e-mail có thể là một phương tiện tuyệt vời để quảng bá doanh nghiệp. Ví dụ về thư từ kinh doanh: tên đầy đủ, chức vụ, địa chỉ liên lạc để giao tiếp, các dịch vụ và sản phẩm được cung cấp, địa chỉ trang web và hơn thế nữa.
Trong một bức thư cá nhân, tên hoặc biệt hiệu của bạn, một lời chúc gửi đến người nhận, một câu nói vui, một số trích dẫn đáng suy nghĩ mà bạn coi như phương châm của mình, một liên kết đến blog, và những thứ tương tự có thể dùng làm chữ ký. Ở đây, mục đích của chữ ký sẽ là thể hiện cá tính của bạn, thiết lập mối quan hệ tin cậy với bạn bè.
Chữ ký được đặt sau phần nội dung của chữ cái, bắt đầu bằng chữ in hoa và được căn bên trái. Các mục đích mà văn bản ngắn này ở cuối email được viết có thể khác nhau. Tùy thuộc vào họ, các quy tắc nhất định được áp dụng.
Chữ ký doanh nghiệp
Tuân thủ phong cách nói đã chọn và mục đích giao tiếp - hai phẩm chất này phải có chữ ký chính xác trong e-mail. Ví dụ:
- Trân trọng.
- Với hy vọng hợp tác hiệu quả.
- Với hy vọng hoàn thành tốt yêu cầu.
- Cảm ơn bạn đã hợp tác (hợp tác).
- Trân trọng (của bạn).
- STrân trọng.
- Luôn vui khi được phục vụ.
- Chúng tôi mong đợi đề xuất của bạn.
- Chúng tôi tin tưởng rằng sự hiểu lầm sẽ sớm được giải quyết, v.v.
Chữ ký cá nhân
Không có quy định nghiêm ngặt nào ở đây, và sự đa dạng của các lựa chọn chỉ bị giới hạn bởi trí tưởng tượng của tác giả bức thư. Theo nghĩa đen, bất cứ thứ gì, từ những câu cách ngôn đầy cảm hứng đến những cụm từ vui nhộn và khó xử, đều có thể chứa một chữ ký email gốc. Ví dụ:
- Cảm ơn bạn đã quan tâm.
- Chờ đợi câu trả lời như chim sơn ca của mùa hè.
- Hôn lên mũi, Mongrel của bạn.
- Chao cacao.
- Lắc tay (vồ, vồ, v.v.).
- Chúc các bạn thời tiết đẹp.
- Trong một tâm trạng tuyệt vời.
- Với sự lạc quan (hoặc ngược lại - với sự bi quan).
- Garage để bán.
Nói chung, có rất nhiều biến thể nếu bạn đang nhắn tin với bạn bè hoặc bạn thân, những người chắc chắn sẽ đánh giá cao khiếu hài hước của bạn.
Anh
Những người làm kinh doanh với các công ty nước ngoài hoặc đơn giản là trao đổi thư từ với bạn bè từ nước ngoài có thể cần khám phá các tùy chọn chữ ký e-mail. Phép xã giao tiếng Anh cũng liên quan đến việc sử dụng các cụm từ sáo rỗng. Ví dụ:
- Trân trọng.
- Trân trọng của bạn (của bạn) - của bạn một cách chân thành.
- Của bạn thật lòng, của bạn một cách trung thành.
- Mong nhận được phản hồi từ bạn.
Ngoài những cụm từ thông dụng và cần thiết trong nghi thức kinh doanh, bạn có thể sử dụng điều gì đó thú vị hơn. Đối với thư từ cá nhân, một chữ ký hài hước, ấm áp hoặc đẹp trong email là phù hợp và phù hợp. Ví dụ bằng tiếng Anh có thể được đưa ra như sau:
- Ấm áp - với sự ấm áp.
- Chăm sóc
- Bye for now (‘Til next time) - hẹn gặp lại, hẹn gặp lại sớm.
- Viết sớm - chờ câu trả lời.
- Hugs - Những cái ôm.
- (With) Tình yêu - với tình yêu (không chỉ có thể được sử dụng trong các bức thư gửi cho những người thân yêu, mà còn cho bạn bè thân thiết, người thân).
- Muôn vàn tình yêu
- Kisses (XOXO) - Những nụ hôn.
- Hạnh phúc là một sự lựa chọn - hạnh phúc là một sự lựa chọn.
- Luôn trong suy nghĩ của tôi - nghĩ về bạn.
- Lời chúc của mùa (lời chúc) - chúc mừng ngày lễ.
- Rock on - tiếp tục rock.
- Shine on - tỏa sáng, tỏa sáng.
- Cầu mong Thần lực ở bên bạn - Thần lực có thể ở bên bạn (liên quan đến các bộ phim Chiến tranh giữa các vì sao).
- See you in the inbox - Hẹn gặp bạn trong Hộp thư đến.
Nếu bạn đã muốn thiết lập một vài chữ ký khác nhau trong thư của mình, bây giờ là lúc để xem cách thực hiện.
Cách thiết lập chữ ký trong Microsoft Outlook
Nếu bạn sử dụng chương trình email này để nhận, sắp xếp và trả lời email, thì cài đặt chữ ký phải được thực hiện trong "Cài đặt". Trình tự của các hành động phụ thuộc vào năm phát hành chương trình. TẠIphiên bản cũ (2003 hoặc 2007), bạn cần mở tab "Công cụ", chọn mục "Cài đặt" trong đó, sau đó - "Định dạng Thư" và "Chữ ký". Trong phiên bản mới nhất của chương trình (2010/2013), trước tiên bạn phải chuyển đến tab "Tệp" và từ đó chọn: "Cài đặt" - "Thư" - "Chữ ký".
Bây giờ chúng ta hãy xem cách thêm hoặc thay đổi chữ ký trong email. Đôi khi, Outlook sẽ nhắc bạn chọn địa chỉ hộp thư của mình trước tiên, sau đó tiến hành tạo chữ ký. Nhấp vào từ Mới để bắt đầu. Nếu bạn đang tạo nhiều tùy chọn, hãy đặt tên cho từng tùy chọn, chẳng hạn như "doanh nghiệp", "ngắn", "cá nhân", "vui nhộn", v.v.
Bằng cách nhấp vào nút "Chỉnh sửa", bạn có thể nhập văn bản của mình vào trường tương ứng, thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc, thêm liên kết đến trang web, chi tiết liên hệ và bất cứ điều gì bạn thấy phù hợp. Sau đó, chữ ký đã tạo phải được lưu và chức năng sử dụng của nó phải được kích hoạt. Nếu bạn đã thực hiện một số tùy chọn chữ ký, thì bạn có thể chèn chúng vào văn bản của bức thư đã hoàn thành theo cách thủ công bằng cách nhấp vào "Chèn" - "Chữ ký".
Rất tiện dụng là chức năng "Tùy chỉnh" để chỉ đôi khi chữ ký tự động xuất hiện trong e-mail. Ví dụ: bằng cách gửi e-mail, bạn nhập vào một thư từ với một người. Nhờ các cài đặt, chữ ký của bạn sẽ chỉ xuất hiện trong thư đầu tiên và sau đó mẫu sẽ không còn được hiển thị trong thư từ với người nhận địa chỉ này nữa. Điều này sẽ giúp tránh tắc nghẽn và làm nổi bật thông tin cần thiết. Và bên cạnh đó, bạn sẽ lịch sự, bởi vì ít ngườitận hưởng chữ ký dài tự động sau mỗi e-mail ngắn.
Nếu bạn không sử dụng các chương trình thư, bạn có thể thiết lập các tùy chọn chữ ký trực tiếp trên trang web mà bạn có tài khoản email. Cân nhắc 3 lựa chọn.
Cách thiết lập chữ ký trong Gmail
Khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, hãy nhấp vào địa chỉ email của bạn. Tiếp theo, chọn "Cài đặt". Ở cuối danh sách, bạn sẽ tìm thấy phần "Chữ ký". Ở đây bạn cần chọn một trong hai hộp gian lận. Theo mặc định, rất có thể bạn đã "Chưa ký". Và cần lưu ý một tùy chọn khác, theo đó có hộp thoại soạn thảo văn bản. Bằng cách này, bạn có thể tạo chữ ký của mình trong email. Mẫu: "Trân trọng, (tên của bạn)."
Thông qua trình chỉnh sửa đồ họa, bạn có thể thêm liên kết, hình ảnh, danh sách có dấu đầu dòng (đánh số), v.v. Nhưng định dạng không được khuyến khích, đặc biệt là trong chữ ký doanh nghiệp.
Cách thiết lập chữ ký trong Mail.ru
Ở đây, sơ đồ các hành động giống nhau. Bạn cần vào hộp thư điện tử của mình, chọn menu "Cài đặt" ở trên cùng (nếu cần, trước tiên hãy nhấp vào nút "Thêm"), sau đó đi tới "Tên và chữ ký của người gửi". Tại đây bạn có thể đặt ba tùy chọn cho cả hai. Bạn sẽ chọn một tùy chọn theo mặc định và nó sẽ được chèn tự động vào thư. Giới hạn là 255 ký tự. Giới hạn này không thể vượt quá chữ ký của bạn trong email. Ví dụ: tên đầy đủ, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ trang web - những dữ liệu này phải hoàn toàn phù hợp vớisố lượng biển báo. Bạn cũng có thể đặt vị trí của chú thích trước hoặc sau văn bản được trích dẫn. Tuy nhiên, như đã đề cập, sẽ thuận tiện hơn nếu xóa hoàn toàn khi bạn đang trao đổi thư từ.
Cách thiết lập chữ ký trong Yandex. Mail
Trên trang web, trong danh sách các thư mục có thư của bạn, bạn sẽ tìm thấy một menu. Chọn mục "Cài đặt" trong đó, sau đó chọn "Thông tin người gửi". Một cửa sổ soạn thảo trực quan cũng sẽ xuất hiện ở đây, nơi bạn có thể nhập văn bản mong muốn và sắp xếp nó theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể đánh dấu vị trí của chữ ký trong email. Ví dụ: ngay sau câu trả lời (nghĩa là sau văn bản bạn đã viết) hoặc ở cuối thư (nghĩa là sau toàn bộ lịch sử thư từ).
Thiết lập một chữ ký cho một e-mail không khó chút nào, nhưng tạo ra một văn bản là một công việc khó khăn hơn. Lý tưởng nhất là chữ ký cho thư từ kinh doanh phải ngắn gọn, đầy đủ thông tin và lịch sự nhất có thể. Đối với những bức thư cá nhân, bạn nên nghĩ ra điều gì đó phản ánh tính cách của bạn và làm hài lòng bạn bè của bạn.
