Sự hiện diện của e-mail đối với bất kỳ người dùng máy tính cá nhân nào trong thế giới hiện đại là tiêu chuẩn và cần thiết. Ai đó có một địa chỉ email, ai đó, do nhu cầu hoặc sở thích, có nhiều hộp thư. Thư từ với bạn bè, khách hàng, thư từ, thông báo về các sự kiện sắp tới - tất cả những điều này đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Nếu bạn có một địa chỉ, việc kiểm tra thư mới và gửi phản hồi khá đơn giản. Tình hình trở nên phức tạp hơn nhiều nếu có nhiều địa chỉ email.
Ứng dụng thư đã được phát triển để hoạt động với một số tài khoản nhất định cùng một lúc. Phổ biến nhất là Outlook, được Microsoft cung cấp theo mặc định cùng với Microsoft Office cùng với các chương trình khác.
Lợi ích của việc chọn Outlook làm ứng dụng email của bạn
Sử dụng ứng dụng Microsoft cho phép bạn:
- Thu thập thông tin từ các hộp thư và máy chủ khác nhau trong một ứng dụng.
- Tiết kiệm thời gian tải xuốngvà xem cập nhật danh sách hộp thư đến.
- Thiết lập khoảng thời gian đồng bộ hóa cho hộp thư.
- Áp dụng sắp xếp, nhóm và chỉ định bộ lọc cho thư đến theo mức độ ưu tiên.
- Sao lưu và lưu trữ nội dung hộp thư.
- Trả lời nhanh các email đến trong một ứng dụng.
- Truy xuất thông tin nhanh chóng khi sử dụng hộp thư chứa nhiều thư.
Sự phong phú của các chức năng và cài đặt của Outlook cho phép chúng tôi coi ứng dụng này là ứng dụng dẫn đầu trong số các chương trình tương tự của các nhà phát triển khác.
Trong lịch sử hai mươi năm tồn tại của trình quản lý thư, 8 phiên bản đã được phát hành, được Microsoft tạo ra khi phát triển và phát hành các phiên bản mới của hệ điều hành Windows và Mac OS.
Bắt đầu từ đâu
Người dùng lần đầu tiên sử dụng ứng dụng này thường có thắc mắc về việc cấu hình Outlook ở đâu và cái gì để không gặp sự cố và hỏng hóc khi làm việc với mail. Quá trình thiết lập thư bắt đầu bằng việc thêm tài khoản khi bạn khởi chạy ứng dụng lần đầu tiên.
Tạo cửa sổ chào mừng và hộp thư
Trình hướng dẫn Thiết lập Ban đầu sẽ mở một hộp thoại mà bạn chỉ cần nhấp vào nút "Tiếp theo".
Trong cửa sổ mới, nếu có tài khoản email hợp lệ, bạn cần đảm bảo rằng mục "Có" được đánh dấu và sử dụng "Tiếp theo" một lần nữa để chuyển sang bước tiếp theo.
Tự động thiết lập
Khi cửa sổ "Thêm tài khoản mới" xuất hiện, bạn được cung cấp lựa chọn giữa cài đặt tài khoản tự động và thủ công. Thiết lập Outlook tự động hoạt động trong trường hợp ứng dụng có thể tự nhận cài đặt để kết nối với máy chủ thư. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu cho tài khoản email của bạn.
Cài đặt thủ công
Nhưng thường xuyên hơn, bạn cần thực hiện cài đặt bổ sung cho thư Outlook để đồng bộ hóa và kết nối chính xác với hộp thư. Quyền truy cập được cấp khi mở phần "Định cấu hình cài đặt máy chủ theo cách thủ công hoặc các loại máy chủ bổ sung".
Trong hộp thoại mới mở ra, tùy chọn đầu tiên "Internet E-mail" được chọn từ các loại kết nối có thể có.
Thông tin cần thiết để thiết lập thư Outlook
Khi chuyển sang cửa sổ tiếp theo, người dùng sẽ được nhắc điền vào 7 trường:
- "Nhập tên" là thông tin về chủ sở hữu, chẳng hạn như họ và tên, hoặc một chữ viết tắt thuận tiện. Dữ liệu này được hiển thị dưới dạng người gửi trong tin nhắn.
- "Địa chỉ email" - tên của tài khoản email sẽ được thêm vào.
- "Loại tài khoản" - đề xuất chọn một trong các tùy chọn từ danh sách tiêu chuẩn. Để có quyền truy cập chính xác vào thư từ, cần có POP3.
- "Máy chủ thư đến" -địa chỉ cho những bức thư nhận được đã được đăng ký. Địa chỉ được hình thành như sau: pop. và địa chỉ bưu điện. Ví dụ: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru. Nếu bạn có thư công ty, bạn có thể kiểm tra địa chỉ máy chủ và các cài đặt bổ sung với quản trị viên hệ thống của mình hoặc trong phần trợ giúp lưu trữ.
- Địa chỉ cho trường "Máy chủ thư đi" được tạo theo cách tương tự, nhưng thay vì cửa sổ bật lên. đã đăng ký smtp. Ví dụ: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
- Các trường tương ứng cho biết tên người dùng và mật khẩu để kết nối với hộp thư.
- Trong một số tình huống (ví dụ: e-mail được tạo bằng dịch vụ của một công ty lưu trữ), địa chỉ máy chủ cho thư đến và thư đi khác với địa chỉ tiêu chuẩn và thư chỉ có thể được trao đổi thông qua kết nối trên một cổng cụ thể. Để chỉ định cài đặt thích hợp, bạn cần đi tới nút "Cài đặt khác" trong phần chỉ định và bật các tùy chọn bổ sung. Trong cửa sổ mới xuất hiện, hãy chuyển đến tab "Máy chủ Thư đi". Nếu máy chủ lưu trữ hoặc nhà cung cấp dịch vụ thư yêu cầu ủy quyền SMTP, bạn phải chọn hộp bên cạnh "SMTP yêu cầu xác thực". Trong các trường "Tên người dùng và mật khẩu", hãy nhập dữ liệu có liên quan. Dấu chọn bên cạnh "Nhớ mật khẩu" sẽ cho phép bạn tránh nhập mật khẩu mỗi lần để đồng bộ hóa dữ liệu. Để chỉ định các thông số kết nối bổ sung, hãy chuyển đến tab "Nâng cao". Trong phần này, bạn nên chỉ định số cổng chokết nối với máy chủ thư đến và thư đi. Cần phải nhớ rằng các con số là khác nhau, và cần phải cẩn thận khi nhập dữ liệu. "Yêu cầu kết nối được mã hóa (SSL)" phải được chọn và loại mã hóa phải là SSL.
Các cài đặt được lưu bằng cách nhấn nút OK
Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu cho email, bạn có thể kiểm tra tính đúng đắn của tác phẩm bằng cách nhấp vào nút "Kiểm tra tài khoản". Nếu lỗi xảy ra, ứng dụng sẽ báo cáo những gì đã xảy ra và cho biết lý do. Chỉ cần khắc phục sự cố và lặp lại kiểm tra cài đặt là đủ.
Nếu tất cả các cài đặt đều chính xác, kết nối với tài khoản mail sẽ được thực hiện và thông báo kiểm tra sẽ được gửi.
Hoàn thành trình hướng dẫn ứng dụng và đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào nút "Hoàn tất".
Nếu bạn cần thay đổi cài đặt, thêm hoặc xóa hộp thư, bạn nên tìm phần "Cài đặt tài khoản" trong menu "Tệp".
Làm việc với các thư mục. Quy tắc Outlook
Làm việc với Outlook cũng ngụ ý khả năng tạo các thư mục và quy tắc cho phép bạn tự động sắp xếp thư đến phù hợp với các yêu cầu và nhu cầu cụ thể. Sử dụng tính năng này sẽ tiết kiệm thời gian xem lại các email đã nhận và tìm hiểu về biên lai.tin nhắn quan trọng đến gần như ngay lập tức.
Để tạo một thư mục mới, chỉ cần thực hiện trình tự các thao tác sau:
- Trong menu điều hướng bên trái, bạn cần tìm và đánh dấu thư mục "Hộp thư đến" bằng con trỏ.
- Trong menu "Tệp", nhấp vào "Thư mục", sau đó chọn "Tạo Thư mục".
- Trong trường "Tên thư mục", hãy nhập tên bạn muốn. Đảm bảo rằng chế độ xem "Mục loại thư" được chọn trong khu vực "Nội dung thư mục" dưới cùng và thư mục chính được chọn làm thư mục mẹ "Đặt Thư mục Vào".
- Hoàn tất việc tạo thư mục mới bằng cách nhấn nút OK.
Tiếp theo, bạn có thể tạo các quy tắc dựa trên các thư sẽ được sắp xếp vào các thư mục. Cài đặt và quy tắc Outlook được viết có tính đến thư mục cuối cùng nơi thư đến sẽ đến và một tập hợp các tham số, có thể là loại thư, người gửi, từ khóa trong chủ đề hoặc văn bản của thư. Ngoài ra, bạn có thể gán một màu cụ thể cho các tin nhắn từ một người gửi cụ thể hoặc các tin nhắn riêng tư. Quyền truy cập để tạo, chỉnh sửa và xóa quy tắc được thực hiện thông qua mục "Dịch vụ", "Quy tắc và cảnh báo".
Cách thực hiện khôi phục cài đặt gốc
Nếu bạn cần đặt lại cài đặt Outlook về trạng thái ban đầu, chỉ cần xóa tài khoản và tệp dữ liệu cho các tài khoản được kết nối thông qua "Bảng Điều khiển" trong phần "Thư". Quy trình này mất vài phút và cho phép bạn định cấu hìnhOutlook thêm hộp thư mới.
Sau khi nghiên cứu sâu hơn về các khả năng của Outlook, bạn nên sử dụng ứng dụng này không chỉ như một ứng dụng email mà còn như một sổ ghi chép, người tổ chức và người lập kế hoạch sự kiện. Cần lưu ý rằng trong phiên bản mới nhất được phát hành của gói Microsoft Office, nhiều lý do khiến người dùng phàn nàn đã được loại bỏ và chương trình đã nhận được các tính năng mới để làm việc hiệu quả hơn.
