Tin nhắn doanh nghiệp là công cụ nhắn tin nhanh, chuyển file, chat nhóm và các chức năng liên quan khác phục vụ công việc văn phòng. Nhân viên từ các phòng ban, cơ sở và thành phố khác nhau, tham gia cùng một nhóm, ngay lập tức nhận được thông tin và có cơ hội thảo luận nhanh về nó. Bản ghi âm cuộc thảo luận có thể được xuất hoặc in dưới dạng bản sao lưu hội nghị.
Tính năng nhắn tin công ty
Tin nhắn tức thì là một trong những công cụ cộng tác trực tuyến đầu tiên. Nó vẫn đóng vai trò là cơ sở cho nhiều dịch vụ văn phòng ngày nay. Hầu hết mọi công cụ cộng tác hiện có trên thị trường đều cung cấp tính năng nhắn tin tức thì bên cạnh các tính năng mà người dùng quen thuộc nhất: thoại, video hoặc chia sẻ màn hình.
Tuy nhiên, đối với hầu hết các công cụ nhắn tin tức thì, dịch vụ được lưu trữ thông quaInternet, có thể dẫn đến khả năng mất hoặc đánh cắp dữ liệu hoặc thông tin nhạy cảm. Do rủi ro này, các công ty đang tìm kiếm các hệ thống có thể được lưu trữ trên mạng riêng của họ và có thông tin liên lạc mà họ cần để vận hành công việc kinh doanh của họ.
Không giống như các phương thức giao tiếp truyền thống như email hoặc gọi điện thoại, trò chuyện là ưu điểm của ứng dụng nhắn tin công ty:
- Khi một công ty đang chuẩn bị phát hành một dự án mới, các yếu tố trong đó đòi hỏi sự liên lạc chặt chẽ giữa các bộ phận và phòng ban, anh ta có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ, xử lý ngay lập tức tất cả các thông tin cần thiết.
- Loại bỏ thời gian trễ, không cần chờ đường dây bận trở nên miễn phí, không giới hạn kích thước và chủng loại.
- Cung cấp nhiều tính năng hơn để giúp giao tiếp thông minh hơn và thuận tiện hơn, chẳng hạn như sử dụng tính năng chụp nhanh, thêm văn bản và chú thích để làm rõ ràng mọi thứ.
- Không giống như một bưu phẩm hoặc trò chuyện công cộng miễn phí, một sứ giả của công ty sẽ không cho phép nhân viên nói chuyện với bạn bè, gia đình trong giờ làm việc.
- Tất cả các tài khoản người dùng hoặc danh sách liên hệ bưu phẩm của công ty sẽ được kiểm soát bởi bộ phận CNTT. Mọi thứ đã xảy ra thông qua messenger sẽ được ghi lại trên máy chủ của công ty. Điều này đảm bảo một mạng nhắn tin tức thì an toàn và bí mật trong văn phòng.
4 Lý do Chọn Truyền thông Doanh nghiệp
Giao tiếp văn phòng trong môi trường kinh doanh ngày nay đang trở nên quan trọng hơn để nâng cao hiệu quả sản xuất. Các trình nhắn tin miễn phí như Yahoo, MSN hoặc Skype rất phổ biến và giúp mọi người giao tiếp. Bạn có thể nói chuyện với bạn bè, chia sẻ ảnh, tạo video cho gia đình và hơn thế nữa, chúng hoàn toàn miễn phí. Nhưng có một số nhược điểm của sứ giả miễn phí có thể buộc người dùng từ bỏ việc sử dụng chúng trong môi trường văn phòng.
Bốn lý do tại sao một sứ giả mạng LAN của công ty có thể hoạt động tốt hơn cho các giao tiếp văn phòng hàng ngày:
- An toàn. Mã hóa tin nhắn xảy ra trong một giải pháp nhắn tin nhanh dành cho doanh nghiệp. Không giống như một trình nhắn tin miễn phí, nó mã hóa tất cả dữ liệu được truyền qua mạng nhắn tin tức thời.
- Mọi thứ đều trong tầm kiểm soát. Nó được cấu hình và khởi chạy trong công ty, các bộ phận CNTT có toàn quyền kiểm soát tất cả các giao tiếp. Hệ thống cung cấp nhiều tính năng hữu ích phù hợp với nhu cầu của công ty.
- Nâng cao hiệu quả công việc. Bạn có thể đặt trạng thái hiện diện của mình, gửi tin nhắn đến nhóm, chia sẻ ảnh chụp màn hình, nhận cảnh báo khi có tin nhắn mới đến. Tin nhắn đã gửi sẽ không hiển thị nội dung trừ khi người nhận đăng nhập bằng mật khẩu liên lạc công ty của họ.
- Hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy. Sứ giả của công ty cho mạng cục bộ không gặp sự cố không thể khắc phục được, vì nhà sản xuất phần mềm cung cấp hỗ trợ nhanh chóng và hỗ trợ khắc phục sự cốvấn đề.
Nói chung, sứ giả an toàn và ổn định cho giao tiếp kinh doanh. Do đó, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn một cái thích hợp để thay thế email, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn miễn phí cho văn phòng.
Thiết bị cần thiết cho dịch vụ SMS
Một số câu hỏi phổ biến nhất đối với người dùng hoặc khách hàng cần email công ty: chọn trình nhắn tin công ty nào và các tác vụ nó có thể thực hiện, hoặc sự khác biệt giữa dịch vụ Exchange truyền thống và Office 365 là gì? Câu trả lời cho những câu hỏi này khá đơn giản và tùy thuộc vào nhu cầu. Một văn phòng nhỏ có thể sẽ không có nhu cầu giao tiếp giống như một công ty lớn hoặc nhà khai thác viễn thông đang tìm cách cung cấp dịch vụ email cho khách hàng của họ.
Gói Nhắn tin Doanh nghiệp Bắt buộc:
- Lưu trữ dữ liệu. Ngày nay, khả năng đảm bảo vị trí của dữ liệu của họ đang trở thành một yếu tố quan trọng đối với các công ty châu Âu. Điều này được thực hiện để đảm bảo việc sử dụng dữ liệu có trách nhiệm và giám sát các quy tắc xung quanh tính bảo mật hiện tại của sứ giả của công ty và các tác vụ của người dùng.
- Tính sẵn có của các dịch vụ. Một yếu tố khác cần xem xét là đảm bảo tính khả dụng của dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp.
- Hỗ trợ kỹ thuật. Bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp thực hiện dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa. Nhiều công ty cung cấp các giải pháp cho truyền thông điện tử vàbảo mật, nhưng không phải tất cả chúng đều đảm bảo khả năng giám sát cá nhân và khả năng mở rộng theo nhu cầu của công ty.
7 xu hướng phát triển chính cho năm 2018
Khi tin học hóa tiếp tục phát triển, sự tương tác với các đối tác và khách hàng ngày càng trở thành một yếu tố quan trọng đối với các công ty. Trong khi đóng góp rất nhiều vào sự thành công của các công ty này, các thủ tục giao tiếp phải trở nên hiệu quả hơn. Các nhà cung cấp dịch vụ nhắn tin toàn cầu đã xác định được bảy xu hướng mà tác động của chúng sẽ rất quan trọng trong năm nay đối với trình nhắn tin của công ty (phản hồi và mô tả):
- Nơi làm việc của tương lai. Văn phòng hiện đại đang dần di chuyển về phía đám mây. Để đáp ứng nhu cầu cộng tác và tính di động ngày càng tăng, nhiều công ty đang chuyển sang các giải pháp đám mây như Microsoft Office 365.
- Công ty liên quan. Trong tương lai, sự thành công của một xã hội sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng từ bỏ các phương pháp lạc hậu. Sự phát triển của hệ sinh thái nội nhóm sẽ phát triển. Các công ty thích liên tục tương tác với các đối tác và khách hàng của họ, trao đổi thông tin trên các nền tảng khác nhau và đưa ra các quyết định chung. Bằng cách sử dụng các dịch vụ nhắn tin doanh nghiệp, các công ty có thể cải thiện đáng kể quy trình giao tiếp của họ.
- Công nghiệp 4.0 và Internet (IoT) hiện là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng kinh doanh cho người đưa tin tốt nhất của doanh nghiệp. Đến năm 2020, khoảng 25 tỷ thiết bị sẽ được kết nối qua Internet. Cung cấpđể tương tác tự động và đáng tin cậy với nhau, các tiêu chuẩn khác nhau phải được liên kết quốc tế một cách an toàn.
- Tăng cường yêu cầu bảo mật. Khi các thiết bị IoT được kết nối với nhau nhiều hơn, khả năng xảy ra các cuộc tấn công độc hại sẽ tăng lên. Do đó, các thiết bị mạng phải có khả năng tự nhận dạng một cách đáng tin cậy và giao tiếp an toàn với nhau.
- Tăng tốc và đổi mới. Trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, các công ty phải đáp ứng kỳ vọng của khách hàng để luôn đi trước đối thủ một bước. Các giải pháp truyền thông đám mây sáng tạo tích hợp liền mạch với cơ sở hạ tầng CNTT hiện có và dễ dàng thích ứng với các yêu cầu mới xuất hiện.
- Giao tiếp đa kênh. Với sự gia tăng của tính di động, thời gian, địa điểm và cách thức mà người tiêu dùng mua một sản phẩm có thể thay đổi. Để không bỏ lỡ “khoảnh khắc kỳ diệu” khi khách hàng thực sự quyết định mua một sản phẩm, các công ty phải có khả năng tham gia vào quá trình này ở bất kỳ giai đoạn nào của quá trình lựa chọn, nhắm mục tiêu khách hàng của họ với các ưu đãi phù hợp có sẵn ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.
- Full IP. Trong những năm tới, nhiều nhà cung cấp dịch vụ viễn thông ở châu Âu sẽ chuyển sang hệ thống truyền dữ liệu hoàn toàn dựa trên IP, sự phát triển của loại hình nhắn tin doanh nghiệp này đang gần hoàn thiện. Do đó, các công ty sẽ phải từng bước giải quyết những thách thức liên quan đến việc di chuyển này.
Năm hệ thống nhắn tin doanh nghiệp
Xem xét các hệ thống nhắn tin tức thìnhằm mục đích sử dụng trong một mạng công ty tư nhân. Các hệ thống này có xu hướng dựa trên máy khách-máy chủ, có các bộ tính năng khác nhau và được khách hàng đánh giá là "tất cả trong một". Năm ứng dụng:
- BigAnt là một hệ thống nhắn tin tức thời cơ bản với một số tiện ích bổ sung. Ngoài chức năng trò chuyện chính, nó còn cung cấp tính năng trò chuyện ngoại tuyến, trò chuyện nhóm, trò chuyện thoại và video. Các tài khoản có thể được định cấu hình theo cách thủ công hoặc nhập từ Active Directory để dễ thiết lập. Tiêu chuẩn BigAnt có giá 299 đô la cho máy chủ và 15,90 đô la cho mỗi giấy phép ứng dụng khách.
- Messenger cho Bopup mạng doanh nghiệp. Nó có các tính năng tương tự như BigAnt nhưng tập trung vào thoại và video. Nó có khả năng liên kết với các bản tin, nhập Active Directory, truyền và phân phối tệp, đồng thời tuyên bố rằng phần mềm máy khách hoạt động tốt với các môi trường Citrix và Terminal Server. Một lần nữa, có sẵn lưu trữ tin nhắn cho tất cả các mục đích quy định. Bopup có giá $ 190 (12,900 RUB) cho máy chủ và $ 12,90 (12,900 RUB) cho mỗi kết nối đồng thời, với mức giá của khách hàng được giảm một số tiền nhất định.
- DBabble là một trong những bộ tính năng phần mềm nhỏ nhất trong danh sách này và cũng được tinh chỉnh để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Quản trị viên hệ thống có thể thay đổi hầu hết mọi đoạn văn bản trên web hoặc ứng dụng khách Windows và chèn hình ảnh vào những vị trí nhất định, chẳng hạn như biểu trưng và thậm chí cả quảng cáo. DBabble có khả năngtạo các nhóm hỗ trợ CNTT, trong đó một người dùng được chỉ định ngẫu nhiên cho một người hỗ trợ có sẵn để giao tiếp một đối một. Giá cho mỗi máy chủ là $ 485 (33 nghìn rúp).
- Openfire, cùng với ứng dụng khách Spark, là hệ thống mã nguồn mở và miễn phí duy nhất trong danh sách này. Nó cũng có một bộ nhỏ các tính năng cốt lõi - chỉ trò chuyện văn bản, nhưng có nhiều plugin để mở rộng chức năng, bao gồm cả thoại và video. Openfire là phần mềm máy chủ duy nhất trong danh sách này không chạy như một dịch vụ hệ thống trên Windows, nó phải chạy như một ứng dụng.
- Winpopup LAN Messenger là sự lựa chọn duy nhất trong danh sách này khi phần mềm máy chủ là tùy chọn. Bởi vì sự đơn giản này, nó không có một bộ tính năng mở rộng. Nó được giới hạn cho trò chuyện nhóm và cá nhân. Sử dụng Winpopup LAN Messenger miễn phí cho ba người dùng và sau đó có giá 14,95 đô la (1000 RUB).
Mạng Jabber phi tập trung
Tin nhắn doanh nghiệp Jabber là một hệ thống nhắn tin tức thì khác. Mạng Jabber / XMPP được phân cấp, có nghĩa là không có nhà cung cấp máy chủ duy nhất cho nó. Bất kỳ ai cũng có thể cài đặt máy chủ Jabber bằng phần mềm miễn phí. Tất cả các máy chủ này giao tiếp với nhau bằng tiêu chuẩn XMPP. Jabber trở thành hình thức ban đầu của giao thức truyền thông hiện nay được gọi là XMPP, Giao thức nhắn tin có thể mở rộng và Giao thức hiện diện. Nó được phát minh bởi Jeremy Miller vào cuối những năm 1990 khi nóvề giao tiếp thời gian thực ở định dạng "Danh bạ của tôi hiện đang trực tuyến" và bảo trì danh sách liên hệ phía máy chủ.
Thuật ngữ "có thể mở rộng" ngụ ý rằng có nhiều tiện ích mở rộng chính thức cho XMPP được gọi là Giao thức mở rộng XMPP (XEP). Một số tiện ích mở rộng này là lý do tại sao Jabber lại có nhu cầu. Họ thêm các tính năng mới để biến XMPP thành một hệ thống nhắn tin hiện đại hơn. Các tính năng này đã được triển khai trong XMPP theo các hướng sau:
- Message Carbons (XEP-0280) cho phép máy chủ gửi SMS đến tất cả các thiết bị trong tài khoản.
- Quản lý lưu trữ SMS là cơ sở dữ liệu nơi lưu trữ tất cả các tin nhắn để các thiết bị ngoại tuyến có thể đến và thu thập chúng sau này.
- Điều khiển luồng tiếp tục phiên cho các thiết bị sau khi kết nối internet.
- Chỉ báo trạng thái máy khách thông báo cho máy chủ biết người dùng có đang tích cực sử dụng ứng dụng hay không hay ứng dụng đang chạy ẩn. Để tiết kiệm pin, máy chủ sẽ không gửi thông tin không cần thiết đến các thiết bị.
- Thông báo đẩy (XEP-0357) cho phép máy chủ XMPP đánh thức thiết bị di động để buộc chúng đọc tin nhắn mới.
Trò chuyện trực tiếp
Messenger là một ứng dụng nhắn tin trò chuyện doanh nghiệp hỗ trợ đa nền tảng, hỗ trợ thiết bị di động, chịu mọi rủi ro khi sử dụng tính năng nhắn tin tức thời trênnơi làm việc. Tính năng chương trình:
- Nhắn tin tức thời an toàn với xác thực người dùng Micro Focus eDirectory TM và mã hóa tin nhắn SSL.
- Danh sách liên hệ hiển thị thông tin người dùng dựa trên thông tin có sẵn trong eDirectory Micro Focus.
- Ứng dụng hoàn toàn an toàn cho thiết bị di động iOS và Android.
- Hỗ trợ các nền tảng Windows, OS X và Linux.
- Chỉ báo sự hiện diện của người dùng hiển thị khi người dùng trực tuyến, bận, không hoạt động hoặc có trạng thái người dùng trong GroupWise và Micro Focus Vibe.
- Khóa chỉ báo hiện diện.
- Cuộc trò chuyện nhiều người dùng.
- Lưu trữ để tìm kiếm công ty.
- Chương trình phát sóng.
- Chuyện riêng.
- Trò chuyện.
Ứng dụng dịch vụ Slack
Kể từ khi giới thiệu Slack nhắn tin công ty phổ biến, các ứng dụng nhắn tin kinh doanh đã nhanh chóng trở thành công cụ hỗ trợ giao tiếp hàng ngày trên tất cả các nhóm mang podcast lại với nhau trong toàn công ty. Trên thực tế, đây là một nơi mà bạn có thể giao tiếp với đồng nghiệp, cả trong thời gian thực và không đồng bộ. Cộng tác có thể là cá nhân, chỉ được mời hoặc bất kỳ ai trong tổ chức quyết định tham gia. Được sử dụng một cách khôn ngoan, những dịch vụ này có thể tăng năng suất, cải thiện tinh thần đồng đội và thậm chí giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Slack tích hợp với hàng chục công cụ khác, vì vậycó thể được sử dụng bởi các nhà phát triển bên thứ ba. Nếu vẫn chưa đủ, bạn có thể sử dụng ứng dụng khác.
Ứng dụng đa chức năng - tin nhắn công ty an toàn Glip by RingCentral. Nó cung cấp một số công cụ mà Slack không có. Ví dụ: Glip có đồng tác giả tài liệu, lịch nhóm và các công cụ quản lý tác vụ. Glip cũng tích hợp sẵn các công cụ đánh dấu hình ảnh và PDF, đây là một phần thưởng thực sự cho các nhóm thường xuyên thảo luận về tài liệu trực quan. Nếu nhóm đã sử dụng RingCentral Office VoIP với giá $ 7,99 tại RingCentral, thì Glip sẽ không phải trả thêm phí.
WhatsApp dành cho doanh nghiệp nhỏ
WhatsApp đã phát hành một ứng dụng đặc biệt của trình nhắn tin doanh nghiệp phổ biến của Nga để các doanh nghiệp nhỏ sử dụng để giao tiếp với khách hàng. WhatsApp Business bổ sung các tính năng chính dưới dạng hồ sơ doanh nghiệp, cho thư, trang web mua sắm, các công cụ nhắn tin thông minh như lời chào, v.v. Đối với những người sử dụng số doanh nghiệp và WhatsApp cá nhân, Doanh nghiệp và Messenger được cài đặt trên cùng một thiết bị, trong khi chúng có thể được đăng ký bằng các số khác nhau.
Business cũng tương thích với ứng dụng khách trình duyệt web. Tính năng chương trình:
- Chức năng trả lời nhanh bằng hình ảnh.
- Phiên WhatsApp của các công ty đã xác minh số điện thoại tài khoản của họ phù hợp với doanh nghiệp của họ và đang hoạt động, ngay sau khi nhận được huy hiệu xác nhận tronghồ sơ.
- Nó miễn phí và có sẵn cho mọi hệ điều hành, kể cả người dùng Android.
WhatsApp Business hiện đang được sử dụng ở Nga, EU, Mexico, Vương quốc Anh và Hoa Kỳ, với việc triển khai toàn cầu cho phần còn lại của thế giới trong tương lai.
Di chuyển Linux: Hợp tác doanh nghiệp
Corporate messenger Linux hoàn thành loạt bài đánh giá về sự hợp tác và giao tiếp của công ty. Phần lớn các tổ chức dựa vào công nghệ của Microsoft (Exchange, Office, v.v.), vì vậy việc sử dụng Linux trong những môi trường này có thể hơi phức tạp tùy thuộc vào mức độ thách thức quản lý.
Nếu nhà tuyển dụng đã chọn môi trường truyền thông Office 365 và các dịch vụ liên quan, và các chuyên gia thường cần tổ chức các cuộc họp và cuộc gọi, thì việc sử dụng Linux làm hệ điều hành máy tính để bàn chính có lẽ chỉ có thể thực hiện được cùng với máy ảo Windows. có các ứng dụng nhắn tin. Họ đưa tính năng nhắn tin nhanh, nhắn tin, diễn đàn riêng tư, cuộc gọi điện video và đôi khi thậm chí là chia sẻ màn hình vào một ứng dụng cộng tác chuyên dụng. Nếu nhà tuyển dụng cũng sử dụng một số công nghệ họp khác, thì Linux có thể được sử dụng làm hệ điều hành máy tính để bàn chính.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải đánh giá lựa chọn của họ dựa trên nhu cầu cụ thể và đưa ra quyết định đúng đắn cho bất kỳ hệ điều hành nào, có thể là Windows, OS X hoặc Linux.
